(openPR) Die Bewältigung der E-Mail-Flut verschlingt in Unternehmen zunehmend wertvolle Arbeitszeit und erzeugt damit Kosten. Gleichzeitig enthalten E-Mails einen wachsenden Anteil des gesamten Wissens eines Unternehmens.
Die strukturierte, automatisierte Ablage von E-Mails sowie ihre einfache und schnelle Recherchierbarkeit ist daher eine zentrale Anforderung an ein modernes IT-Management.
Als zertifizierter Gold-Partner für das Open-Source ECM-System Alfresco stellt die Westernacher Products & Services AG ein leistungsfähiges und komfortabel zu bedienendes Instrument zur Verfügung, um die zentrale und strukturierte Ablage und Archivierung von E-Mails im Unternehmen sicherzustellen.
Die Verbindung zwischen der Open-Source ECM-Anwendung Alfresco und dem Outlook Mail-Client macht die Ablage von E-Mails einfach, effektiv und sicher.
Der Outlook E-Mail-Manager for Alfresco setzt die Anforderungen eines modernen IT-Managements um:
Outlook-Plugin
- Beliebige Verzeichnisse des zentralen Alfresco-Repository können als Zielorte für E-Mails definiert werden und blenden sich nahtlos in die Ordneransicht von Outlook ein
- Mittels Drag-and Drop kann der Anwender seine Mails in das Repository überführen
- Im Rahmen der Speicherung der E-Mails erfolgt eine umfassende Indizierung der enthaltenen Informationen (Mail-Text und Anhänge). Neben den automatisch extrahierten Eigenschaft der Mail können auch zusätzliche Metadaten erfasst werden
- Die Automatisierungsregeln des Outlook-Clients können vollständig auf die Alfresco-Ordnerstruktur angewandt werden
Postfach in Alfresco
Die abgelegten Mails stehen in Alfresco in einer übersichtlichen Postfach-Ansicht zur Recherche und Verwaltung bereit. Diese Postfach zeichnet sich durch besondere Features aus:
- Anzeige des Mail-Inhalts im Text- oder HTML-Format
- Übersichtliche Darstellung aller Anhänge
- Anzeige von Anhängen im Browser in mehr als 200 Dateiformaten (mit dem Document-Viewer for Alfresco)
- Umfassende Such- und Recherchefunktionen durch Verschlagwortung und Volltextindizierung
Mit der Integration des Outlook-Posteingangs im Email-Format ist ein wichtiges Ziel des unternehmensweiten IT-Managements erreicht: allen Mitarbeitern mit Hilfe einer strukturierten Ablage alle Informationen schnell, zentral und mit einfachen Werkzeugen zur Verfügung zu stellen. Die Zeit aufwändiger Recherchen nach vollständigen Informationen gehört damit der Vergangenheit an.
Die in Alfresco abgelegten E-Mails können automatisch in die Langzeitarchivierung des Systems übernommen werden (z.B. mit dem Archive-Manager for Alfresco).
Westernacher Products & Services AG schafft mit dem neuen Outlook-Plugin in den entsprechenden Alfresco-Ordnern einen durchgehenden Prozess umfassender Datenverwaltungen, der alle Informationen enthält und Mitarbeiter zielgerichtet arbeiten lässt sowie eine Voraussetzung für eine revisions- und rechtssichere Langzeitspeicherung ermöglicht.
Den Outlook E-Mail-Manager for Alfresco live erleben unter:
www.westernacher.com/outlook-plugin
