(openPR) Erlangen, 24.04.2008. Schwerpunkte setzen, Funktionalitäten eingrenzen – vielen Software-Unternehmen bereitet genau das Schwierigkeiten bei der Erstellung ihrer Pflichtenhefte. „Dabei spielt das Pflichtenheft als rechtlich verbindliches Dokument eine entscheidende Rolle zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber“, berichtet Johannes Dreikorn, Leiter des Bereichs Technische Kommunikation der doctima GmbH, ein auf technische Dokumentation und redaktionelle Prozessoptimierung spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen aus Erlangen. Gerade für ein Software-Unternehmen ist es wichtig, den komplexen Prozess der strukturierten Softwareentwicklung in einem Pflichtenheft gegenüber dem Kunden schriftlich festzuhalten.
„Der Entwicklungsprozess im IT-Bereich ist virtuell und überaus dynamisch. Irgendwann müssen Auftraggeber und Auftragnehmer Anwendermöglichkeiten oder Formate eingrenzen, sonst verlieren sie sich im Detail“, so Dreikorn. „Damit die Abstimmung zügig und strukturiert vonstatten geht und die Texte rechtssicher formuliert sind, sollten IT-Unternehmen das Know-how eines spezialisierten Dienstleisters nutzen.“
Auf gute Zusammenarbeit
Pflichtenhefte sorgen dafür, dass Auftraggeber und Auftragnehmer den gleichen Informationsstand haben, denn was der Auftragnehmer nicht versteht oder missversteht, kann in der späteren Zusammenarbeit zu ernsthaften Problemen führen. Schon in der sensiblen Akquisephase ist ein Pflichtenheft ein hervorragendes Instrument, mit dem ein Auftragnehmer zeigen kann, dass er planvoll, strukturiert und verbindlich vorgeht. Später macht ein eindeutig und klar formuliertes Pflichtenheft den gesamten Entwicklungsprozess effizienter: Missverständnisse werden vermieden, Mehrfach- oder Fehlentwicklungen werden ausgeschlossen.
Ist der Auftrag zustande gekommen, dient das Pflichtenheft als Bestandteil des Vertrages bei der Endabnahme zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber als Basis um zu prüfen, ob die Neuentwicklung den Anforderungen entspricht.
Der Ton macht die Musik – auch im Pflichtenheft
Pflichtenhefte behandeln eine technische, oft als trocken empfundene Materie. Da können auch der Tonfall und eine freundliche und motivierende Leseransprache ein Entscheidungskriterium für einen Auftraggeber sein, an wen er einen Auftrag vergibt. Schließlich möchte er nicht gleich auf der ersten Seite die Lust am Lesen verlieren. Auch die Textmenge trägt zur Lesefreundlichkeit bei. „Pflichtenhefte müssen keine Werke von mehreren hundert Seiten sein; es geht darum, die wichtigsten Eckpunkte des Entwicklungsprozesses festzulegen“, so Dreikorn. „Auch bei diesem Prozess profitiert ein Unternehmen von unserem redaktionellen und technischen Know-how.“
Das Know-how von doctima sorgt auch bei der Texterstellung für Effizienzsteigerung. Neben der Beratungsdienstleistung unterstützt doctima Unternehmen bei der Formulierung von Texten, denn gewusst wie lassen sich Texte so anlegen, dass sie als standardisierte Module in den Pflichtenheften für weitere Kunden verwendet werden können. Ein weiterer Aspekt: Geschickt formulierte Textbausteine aus Pflichtenheften können nahtlos in die Anwender-Dokumentation übernommen werden.
