(openPR) Worcester (UK). Eine kürzlich veröffentlichte Studie der AIIM Market IQ zur Content-Sicherheit hat ergeben, dass E-Mails zum größten Sicherheitsrisiko in Unternehmen geworden sind. Anlass genug für den internationalen Anwender-Fachverband AIIM Europe – the ECM Association – einen neuen Kurs zu Best Practices der Verwaltung und Kontrolle von E-Mails in Unternehmen einzurichten. Im Vorfeld des Zertifizierungsprogramms hat AIIM die besten Verfahren aus den eigenen Reihen dokumentiert und dafür seine 50.000 Mitglieder starke Basis genutzt.
In den meisten Unternehmen und Organisationen ist mittlerweile der größte Anteil der Informationen auf E-Mails und ihre Anhänge zurückzuführen. Trotzdem werden sie – wenn überhaupt – nur mangelhaft verwaltet. Um die E-Mails den gesetzlichen Regelungen entsprechend, effizient und strategisch vorteilhaft verwalten zu können, müssen Unternehmen und Behörden gleichermaßen ihre Richtlinien, Prozesse und Technologien gezielt überarbeiten. Wie das geht, wird den Teilnehmern des neuen E-Mail-Management (EMM)-Zertifizierungsprogramms der AIIM vermittelt. Sie erhalten eine fundierte Einsicht in die Best Practices der Industrie und werden in bestehende und aufkommende Technologien zur E-Mail-Verwaltung in Unternehmen eingeführt. Die Kursziele und -inhalte wurden von entsprechenden Experten der Schulungsberatungsgruppe der AIIM entwickelt. Die Schulungsunterlagen basieren auf Erfolgsrezepten aus der Industrie. Verantwortlich für deren Zusammenstellung waren Jesse Wilkins und andere Fachspezialisten der Access Sciences Corporation.
Die Lerninhalte werden in Form von Online- und Anwesenheitskursen vermittelt. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten die Teilnehmer je nach Kurs eine Ernennung zum AIIM EMM Fachmann, Spezialisten oder Master. Zu den Themenschwerpunkten des Programms gehören die Erfassung und Vorhaltung von E-Mails, die Technologien rund um das E-Mail-Management sowie die Speicherung, Archivierung und Sicherung von E-Mails. Weiterhin behandelt wird die Klassifizierung von E-Mails und die Entwicklung, Einführung und Pflege von Richtlinien zum E-Mail-Management. Auch die sogenannte Governance ist Gegenstand des Kurses.
Hindernisse überwinden
Es sind in der Regel drei maßgebliche Hindernisse, die – jenseits der Budget-Frage – die Einführung entsprechender E-Mail-Management-Systeme verhindern: mangelndes Verständnis, die Komplexität von Lösungen sowie der Widerstand der Nutzer. E-Mails spielen jedoch eine herausragende Rolle bei der Dokumentation von Entscheidungen und bei der Unternehmensführung. E-Mail-Systeme betreffen als wirklich unternehmensweite, geschäftskritische Applikation jeden Nutzer in der Organisation. Daher ist es extrem wichtig, dass E-Mails sorgfältig und angemessen verwaltet werden, so dass beispielsweise Aktionäre Zugriff auf enthaltene Informationen haben können.
“Ein besseres Verständnis der Best Practices ist die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen“, erklärt Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA bei der AIIM. „Daher haben wir auch in die Dokumentation der Best Practices für E-Mail Management investiert und dafür unsere Basis von 50.000 Mitgliedern genutzt. Ich bin beeindruckt von den daraus resultierenden Inhalten unseres neuen E-Mail-Management Zertifizierungsprogramms.“
Die Online-Kurse stehen voraussichtlich ab April zur Verfügung, die öffentlichen Kurse beginnen kurz danach. Einen ersten EMM-Durchlauf gab es bereits auf der AIIM Expo in Boston, USA. Weitere Informationen unter www.aiim.org/training.
