(openPR) Autorenkorrekturen: wer kennt sie nicht, diese Rechnungspositionen von Agenturen, die oft genug für einige Aufregung sorgen. Auch wir kennen das Problem: Der Kunde ändert im Projekt die Richtung. Wie kann so etwas nachgehalten werden? „Wenn das Kind erst in den Brunnen gefallen ist, ist es zu spät!“ sagt Thomas Sauerbier, Geschäftsführer bei mmh und ergänzt: „Viel entspannter ist die Situation, wenn ich einem Kunden bereits im Projekt sagen kann, wo und warum es hakt.“ Transparenz ist das Zauberwort. Wenn die Prozesse einer Agentur nach außen offen dargestellt werden können, ist das ein deutlicher Vorteil. Dabei war die Geburtsstunde von ProsyS keineswegs einfach.
„Wir hatten einen neuen Kunden gewonnen. Es war März und bis zur Messe im September musste alles fertig sein. Das schaffen wir nie!“ erinnert sich Thomas Sauerbier noch. Doch, wie es der Zufall wollte, zu der Zeit – es ist fast 10 Jahre her – war gerade ein externer Coach bei mmh tätig. Der hat dann damit begonnen, die Agenturprozesse zu durchleuchten und zu strukturieren. „Am Ende haben wir den Kunden behalten, alle Arbeiten erfolgreich bewältigt und – das war das spannendste – noch nicht einmal Überstunden machen müssen.“ freut sich Thomas Sauerbier, „das entsprach in etwa einer Performance– Steigerung von ca. 40%.“
Die seinerzeit festgelegten Prozessstrukturen sind im Laufe der Jahre verbessert und verfeinert worden. Der Trick dabei bestand darin, eine Software–Applikation zu entwickeln, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Kunde optimal nutzbar ist. Mittlerweile ist ProsyS in der Version 3.0 im Einsatz. Waren die ersten beiden Versionen noch „mit der heißen Nadel gestrickt“, so ist Version 3.0 eine Anwendung, die es in sich hat. Basierend auf Java- Technologien und internetfähig, kann jeder mmh–Mitarbeiter mit dem System umgehen, intern oder extern. „Es interessiert nicht, ob der Mitarbeiter im Büro nebenan oder 500km weit entfernt ist.“ Hält Stefan Mühlinghaus, bei mmh auch verantwortlich für ProsyS fest, „das Interface zum Benutzer ist immer der Browser.“ Und das funktioniert sogar weltweit.
Im Laufe der Jahre ist ProsyS noch umfangreicher geworden. So ist eine Zeiterfassung und Dokumentation dazu gekommen, die es in sich hat. „Wir können im Bedarfsfall sogar Viertelstundenweise dokumentieren, wer wann was warum gemacht hat. Und das auch noch Jahre später.“ hält Stefan Mühlinghaus fest. ProsyS ist im Laufe der Jahre so effi zient geworden, dass es auch an externe Unternehmen und Agenturen vertrieben wird.
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