Erst maßnehmen, dann ausschreiben

(openPR) Die Hamburger SPIEGEL-Gruppe hat mit Hilfe externer Berater die Kosten für die Reinigung ihrer Redaktionen und Büros um ungefähr ein Fünftel senken können – bei gleichbleibender Reinigungsqualität.

Für eine erfolgreiche Neuausschreibung der Glas- und Gebäudereinigung müssen viele Aspekte ins Kalkül gezogen werden: Welche Flächen müssen wie und in welcher Qualität gereinigt werden? Welcher Zeitaufwand ist dafür realistisch? Welche Anbieter kommen in die engere Wahl? Sich intensiv mit diesen Fragen zu beschäftigen, ist für viele Unternehmen kaum zu leisten. Daher werden bei Neuausschreibungen die alten Eckwerte oft einfach prolongiert. Wenn der Wechsel dann tatsächlich Einsparungen erbringt, gehen sie auf Kosten der Qualität oder des Personals. Die echten Einsparpotenziale bleiben hingegen allzu oft ungenutzt.

Dass es auch anders geht, zeigt das Vorgehen der SPIEGEL-Gruppe. Das Hamburger Verlagshaus hat jüngst einen Dienstleisterwechsel vollzogen und ließ sich dabei von Fachleuten der Hamburger Firma costConsult! unterstützen. Das Ergebnis: Die Reinigung der auf verschiedene Gebäude verteilten Räume, insgesamt 24.000 Quadratmeter, kostet das Unternehmen heute 20 Prozent weniger als noch vor zwölf Monaten. Die beiden Dienstleister, die sich den Auftrag seit dem Wechsel teilen, arbeiten zur vollen Zufriedenheit.

Dieser Erfolg ist in erster Linie das Ergebnis gründlicher Bedarfsanalysen und einer genauen Anbieterprüfung. Im Einzelnen unternahmen die Berater folgende Schritte:

- Erstellung eines „Raumbuchs“
- Erstellung präziser und bedarfsgerechter Ausschreibungsunterlagen
- Gemeinsame Festlegung der Unternehmen, die an der Neuausschreibung
teilnehmen sollten
- Vorprüfung der ausgewählten Firmen
- Ortsbegehungen mit den Anbietern
- Gründliche Angebotsbewertung
- Direktverhandlungen mit den Ausschreibungssiegern, um einen möglichst
reibungslosen Übergang zu ermöglichen

Herzstück des Ausschreibungsprozesses war das „Raumbuch“. Die Berater vermaßen fast alle ausgewiesenen Räume in den verschiedenen Verlagshäusern neu. Im Raumbuch hielten sie fest, wie groß die zu reinigenden Flächen tatsächlich sind und wie sie aktuell genutzt werden. Schließlich macht es für den Aufwand einen großen Unterschied, ob ein Flur, ein Großraumbüro, ein Materiallager oder ein WC zu reinigen ist.

Warum ist das so wichtig? Weil sich Art und Intensität der Flächennutzung fortwährend ändern. Abteilungen ziehen um, Büros werden aufgelöst, Etagen neu aufgeteilt. Peu á peu entstehen „Karteileichen“ im Revierplan: Räume, die offiziell noch mit hohem Aufwand gereinigt werden, in Wirklichkeit aber nur einen Bruchteil der abgerechneten Zeit in Anspruch nehmen. Diesen Unschärfen machte das Raumbuch ein Ende. Die Neuausschreibung konnte den Reinigungsbedarf quantitativ und qualitativ exakt festlegen. Damit war der wichtigste Schritt für Einsparungen getan.

Um unseriöse Angebote möglichst früh auszuschließen, prüfte das Beratungsunternehmen jeden Kandidaten bereits im Vorfeld: Wird er in der Lage sein, die Arbeiten langfristig in der gewünschten Qualität und Effizienz durchzuführen? Sieben Kandidaten kamen in die engere Wahl und wurden eingeladen, sich die Verhältnisse vor Ort anzuschauen. Jeder Anbieter musste dabei plausibel machen können, den speziellen Herausforderungen gewachsen zu sein: Denn für die Unterhalts- und Glasreinigung in den Räumen der SPIEGEL-Gruppe bleibt nur ein Zeitfenster zwischen 5 und 8 Uhr morgens.

Bei der Angebotsbewertung ging es dann vor allem um eine Frage: Haben die Anbieter seriös und realistisch kalkuliert? Wenn eine Firma beispielsweise offeriert, in einer Stunde 130 statt 90 Quadratmeter arbeitsintensive WC-Fläche zu reinigen, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder ignoriert der Anbieter die Qualitätsvorgaben, oder er setzt effizientere Reinigungsmethoden ein. Um das einschätzen zu können, nutzten die Berater ihr Know-how aus anderen Projekten. Bei Bedarf hielten sie Rücksprache mit den Anbietern.

Insgesamt hat es sich für die SPIEGEL-Gruppe als nützlich erwiesen, externe Fachleute hinzuzuziehen. Sie identifizierten die tatsächlichen Einsparpotenziale, organisierten die Ausschreibung und stellten im direkten Kontakt mit den Anbietern die Qualität langfristig sicher. Das Beratungsunternehmen erbrachte alle diese Leistungen zunächst auf eigenes Risiko. Denn bei costConsult! richtet sich die Höhe des Honorars nach dem Einsparerfolg.

costConsult! GmbH
Moorfleeter Deich 312a
22113 Hamburg
Tel. 040-325071-0