(openPR) Vorbereiten aufs Fest?
Eigentlich sollte es ja langsam ruhiger werden. Die Kunden schließen die Bestellungen ab, die Aufträge sind zumeist ausgeliefert und neue Anfragen und Angebote werden erst im Januar kommen.
Aber dem ist bei weitem nicht so. Überall Hektik, ein Meeting jagt das andere, jeder hat viel zu tun und Mitarbeiter sind permanent unterwegs, um Kunden zu besuchen. Kaum bleibt Zeit für eine kleine Atempause in dieser hektischen Zeit, die dann beschauliche Weihnachtszeit genannt wird.
Hektik, Hektik überall
Aber woran liegt es, dass diese eigentlich vom Tagesgeschäft her ruhige Zeit so hektisch verläuft? Die Begründung findet man in der Tatsache, dass kurz vor Weihnachten vermehrt Dinge zu erledigen sind, die nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben und die noch dazu, weil das Jahr zu Ende geht, schneller als sonst erledigt werden müssen. Ein Projekt muss abgeschlossen werden, die Jahresvereinbarung muss unter Dach und Fach oder die Umsätze zum Erreichen der Bonusgrenze müssen getätigt werden.
Ablaufblokierer
Nun gibt es in allen Unternehmen viele kleine Dinge, die eine Erledigung von Aufgaben behindern. Dazu gehören grundsätzliche Organisationsprobleme wie falsche Telefonlisten, unzureichende Autorisierungen von Mitarbeitern oder nicht aktuelle Vertretungs- und Abwesenheitspläne. Hinzu kommen unzureichend beschriebene Betriebsabläufe, speziell bei Sonderthemen wie Reklamationen, Musterbestellungen oder Mahnungen, die nicht so oft im normalen Tagesgeschäft vorkommen.
Sonderthemen brauchen länger
Für das Tagesgeschäft hat der Mitarbeiter normalerweise eine Lösung gefunden, um Organisationsprobleme zu umgehen, da er sonst seine anfallende Arbeit nicht schafft. Sonderthemen brauchen immer ein wenig länger und zu Weihnachten kommt der Weihnachtsaufwand für Geschenke und Grüße hinzu. Dann wird man leicht von der Arbeit erschlagen. Und wenn die Arbeit erst einmal über den eigenen Kopf gewachsen ist, multipliziert sich das Chaos ganz schnell.
Keine Weihnachtsgeschenke
Lösungsansätze findet man nicht im Weihnachtsstress, sie werden kontinuierlich entwickelt. Wer seine Weihnachtslisten erst im Dezember überprüft, ist an der eigenen Hektik selber schuld. Eine gut gepflegte EDV wirkt da wahre Wunder. Dazu kann man mittels einer Analyse feststellen, wo Engpässe liegen und zusammen im Team Lösungen entwickeln, die man gemeinsam umsetzt und kontrolliert. Als Weihnachtsüberraschung bekommt man diese leider noch nicht.
Sicher wird man mit einer solchen Methodik nicht alles planen können, aber statt 100% Hektik nur noch 30% zu haben, die man dann erheblich besser bewältigen kann, ist auch ein schöner Erfolg.
