(openPR) Mit dem DMS Connector für SharePoint Online schafft die RAHMER Gruppe eine zentrale, revisionssichere Dokumentenverwaltung für sieben Gesellschaften und rund 2.000 Mitarbeitende. Die Lösung verbindet Microsoft Dynamics 365 Business Central mit SharePoint Online.
Dokumentenmanagement im Zuge der ERP-Einführung
Die RAHMER Gruppe mit Hauptsitz in Nürnberg ist in den Bereichen Gebäudereinigung, Personaldienstleistungen und Mietservice tätig. Im Rahmen der Einführung einer neuen Business-Central-Branchenlösung sollte auch das Dokumentenmanagement grundlegend neu aufgestellt werden. Ziel war es, Dokumente zentral, digital und revisionssicher zu verwalten und gleichzeitig die neuen Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.
Business Central und SharePoint Online integriert
RAHMER entschied sich gemeinsam mit ihrem ERP-Partner und TSO-DATA für eine Lösung auf Basis von SharePoint Online und dem TSO-DATA DMS Connector. Ergänzt wird die Lösung durch Microsoft Purview und Power Automate, um Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher aufzubewahren.
Dokumente werden automatisch mit den relevanten Datensätzen in Business Central verknüpft und stehen den Anwendern direkt im jeweiligen Geschäftskontext zur Verfügung. Auch branchenspezifische Prozesse wie Leistungen, Leistungsorte, Maschinen- und Schlüsselverwaltung sowie Personalprozesse wurden in das Gesamtkonzept integriert.
Digitale Personalakte und automatisierte Zuordnung
Ein zentrales Projekthighlight ist die automatisierte Verarbeitung von Abrechnungsdokumenten. Dokumente werden anhand definierter Informationen aus SharePoint Online automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, in die passende Struktur der digitalen Personalakte abgelegt und anschließend mit den entsprechenden Datensätzen in Business Central verknüpft.
Auch das Berechtigungskonzept wurde in Business Central und SharePoint umgesetzt. Dadurch erhalten Anwender ausschließlich Zugriff auf die Dokumente und Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Mehr als 10.000 Datensätze und 700 Workflows täglich
Bereits im ersten produktiven Mandanten wurden mehr als 10.000 Datensätze in SharePoint angelegt. Gleichzeitig verarbeitet die Lösung täglich über 700 automatisierte Workflowdurchläufe. Rund 80 bis 100 Anwender arbeiten bereits mit dem System.
„Mit der Einführung des DMS Connectors haben wir eine zentrale und zukunftssichere Dokumentenverwaltung geschaffen, die unsere Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Besonders überzeugt hat uns die enge Zusammenarbeit mit TSO-DATA sowie das tiefe Verständnis für unsere branchenspezifischen Anforderungen. Dokumente stehen heute genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Das vereinfacht die tägliche Arbeit spürbar und schafft deutlich mehr Transparenz in unseren Prozessen.“
Bruno Guggenberger, Geschäftsführer, RAHMER Gruppe
Aufgrund der positiven Projektergebnisse ist mit der Einführung von Document Capture bereits die nächste Ausbaustufe geplant.
