(openPR) Die Unternehmenswebsite ist für Kunden, Geschäftspartner und Bewerber oft der erste Kontaktpunkt und zugleich ein öffentlich sichtbarer Teil der Datenschutz-Compliance. Veraltete Datenschutzerklärungen, widersprüchliche Cookie-Angaben oder ein nicht mehr aktuelles Impressum können deshalb schnell auffallen. Thierry Eibel von Argus Datenschutz stellt bei Website-Prüfungen regelmäßig fest, dass Pflichtangaben nicht mehr mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen übereinstimmen.
Datenschutzerklärung aktualisieren: Neue Tools schaffen neue Datenflüsse
Websites verändern sich laufend. Neue Formulare, Newsletter-Dienste, Chatbots, Tracking-Werkzeuge oder Bewerbungsprozesse können die Verarbeitung personenbezogener Daten verändern. Die Datenschutzerklärung wird dabei jedoch nicht immer angepasst. Eine Datenschutzerklärung muss transparent darüber informieren, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechtsgrundlagen gelten. Auch Angaben zu Empfängern, Speicherdauer und Betroffenenrechten können erforderlich sein. Argus Datenschutz Thierry Eibel beobachtet in der Beratung häufig, dass technische Änderungen schneller umgesetzt werden als die dazugehörige Dokumentation.
Impressum prüfen: Auch Unternehmensdaten veralten
Beim Impressum entstehen Fehler oft durch einen Umzug, eine neue Rechtsform, Änderungen bei den Vertretungsberechtigten oder neue Registerangaben. Nach Erfahrung von Thierry Eibel fehlt in vielen Unternehmen eine klar geregelte Zuständigkeit für die regelmäßige Kontrolle. Gerade weil eine Website jederzeit öffentlich einsehbar ist, lassen sich veraltete oder widersprüchliche Angaben vergleichsweise leicht erkennen.
DSGVO-Risiken durch widersprüchliche Angaben
Problematisch wird es besonders dann, wenn Datenschutzerklärung, Consent-Banner und tatsächlich eingesetzte Dienste nicht zusammenpassen. Typische Beispiele sind nicht mehr genutzte Tools, die noch im Text genannt werden, oder neue Anwendungen, die dort fehlen. Auch Bewerbungsprozesse können Lücken aufweisen, etwa wenn Löschfristen zwar vorgesehen sind, intern aber nicht konsequent umgesetzt werden. „Entscheidend ist nicht, was in einer Vorlage steht, sondern was technisch und organisatorisch tatsächlich passiert“, sagt Thierry Eibel von Argus Datenschutz.
Datenschutzberatung: Erst Prozesse prüfen, dann Texte anpassen
Eine Datenschutzerklärung sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Zunächst muss geklärt werden, welche personenbezogenen Daten tatsächlich verarbeitet werden, welche Systeme beteiligt sind und welche externen Dienstleister eingebunden sind. Bei Argus Datenschutz Thierry Eibel beginnt die Beratung daher mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozesse. Dazu können unter anderem das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Löschprozesse gehören. Erst danach werden die Angaben auf der Website mit den tatsächlichen Abläufen abgeglichen.
Datenschutzschulungen bei neuen Tools und KI-Anwendungen
Auch eine aktualisierte Datenschutzerklärung bleibt nicht automatisch dauerhaft korrekt. Neue Anwendungen werden häufig direkt im Tagesgeschäft eingeführt. Deshalb setzt Argus Datenschutz unter anderem auf Live-Schulungen für Mitarbeitende aus Marketing, Personal und IT. Sie sollen erkennen, wann neue Tools, Formulare oder KI-Anwendungen eine datenschutzrechtliche Prüfung erforderlich machen können. Klare Zuständigkeiten helfen dabei, neue Datenflüsse frühzeitig zu erkennen und Risiken zu reduzieren.
Datenschutz als Vertrauenssignal im B2B-Geschäft
Aktuelle Pflichtangaben reduzieren nicht nur rechtliche Risiken. Sie können auch bei Ausschreibungen, Audits und Lieferantenprüfungen einen professionellen Eindruck vermitteln. Eine aktuelle Datenschutzerklärung und ein korrektes Impressum ersetzen zwar keine vollständige Datenschutzorganisation. Veraltete oder widersprüchliche Angaben können jedoch Zweifel daran wecken, wie systematisch ein Unternehmen mit dem Thema umgeht. Argus Datenschutz Thierry Eibel unterstützt Unternehmen bei der Prüfung bestehender Datenschutzstrukturen und bei der laufenden Datenschutzorganisation.
Weitere Informationen unter www.argus-datenschutz.de.
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