(openPR)
- Gehring Group begleitet Unternehmen aller Größen und Branchen beim Aufbau von digitalen Archivstrukturen und der Auflösung auch größter Aktenbestände
- Spezialist für Aktenarchivierung und -digitalisierung bietet Archivdigitalisierung und Lagerung aus einer Hand mit besonderem Fokus auf individueller Beratung
Mittelständische Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre großen Papierarchive effizient, sicher und strukturiert in digitale Prozesse überführen zu müssen. Ihnen bietet die Gehring Group aus Oberhausen mit einem Full-Service-Angebot zur Archivdigitalisierung eine flexible Lösung aus einer Hand an, die alle einschlägigen Vorschriften minutiös einhält. Dabei holen die zur Einhaltung der DSGVO verpflichteten Mitarbeiter die Ordner ab und scannen die Dokumente ein – optional und soweit möglich auch mit OCR (Optical Character Recognition)-Technologie. Soweit dies gewünscht ist, werden daraufhin die Dateien indexiert und in ein führendes ERP (Enterprise Resource Management)- oder ECM (Enterprise Content Management)-System des Kunden eingebunden.
In vielen Fällen genügt es , nur die betrieblich häufiger oder an verteilten Orten benötigten Akten zu digitalisieren. Originale hingegen, die lediglich aus rechtlichen Gründen aufbewahrt, aber nur sehr selten benötigt werden, können im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden. Dort methodisch erfasst und eingelagert, werden sie (auf Wunsch auch in Teilen) bei Bedarf binnen kürzester Zeit bereitgestellt, inklusive Berechtigungsprüfung und genauester Protokollierung.
Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen
Archivierung ist weit mehr als das bloße Unterbringen von Akten in Regalen. Sie setzt umfassende Sicherheitsvorkehrungen voraus, um die Bestände etwa vor Brand, Feuchtigkeit, Schimmel, Schädlingen, unberechtigtem Zugriff und Diebstahl zu schützen. Zugleich verursacht die sachgemäße Aufbewahrung erhebliche Raum- und Personalkosten und erfordert eine lückenlose Verwaltung, die jederzeit nachvollziehbar macht, wer welche Akte nutzt und wo sie sich befindet. Vor diesem Hintergrund kann die kontrollierte Auflösung interner Archive in Verbindung mit der Übernahme aufbewahrungspflichtiger Dokumente in externe Hochsicherheitslager und deren Digitalisierung dort, wo sie sinnvoll ist, eine effiziente und kostengünstige Lösung sein.
Potenziale erkennen, Lösungen planen umzusetzen
Die Möglichkeiten sind vielfältig. Wichtig ist in jedem Fall, die Effizienz zu steigern und zugleich handlungsfähig zu bleiben, dabei aber die einschlägigen gesetzlichen sowie gegebenenfalls standes- und datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Als langjähriger Spezialist für Aktenarchivierung und -digitalisierung berät die Gehring Group ganz individuell zum Umgang mit den Beständen und setzt daraufhin die vereinbarten Projekte mit eigenem Fachpersonal um.
„Das Handhaben gerade großer Aktenbeständen erfordert ganz besonders Erfahrung, kompetente Mitarbeiter, leistungsfähige Technik und saubere Prozesse. Als mittelständischer Dienstleister agieren wir auf Augenhöhe – mit langer Geschichte und zahlreichen Referenzen aus allen Branchensegmenten“, betont Marco Wolf, Prokurist der Gehring Group GmbH. „Unser Versprechen ist es, auch umfangreichste Archivbestände effizient und in hoher Qualität zu verarbeiten. Dadurch machen wir die analogen Dokumente unserer Kunden dauerhaft nutzbar und sparen ihnen zugleich Raum, Zeit und Kosten.“
