(openPR) BISS PR & Communications ist eine Berliner Kommunikationsagentur, die größten Wert auf eine präzise, individuelle Ansprache von Medienschaffenden legt. Jede Geschichte wird gezielt dort platziert, wo sie inhaltlich wirklich Resonanz findet – das ist Anspruch und Leitprinzip zugleich. Denn insbesondere in Zeiten von KI sieht die Agentur den persönlichen, direkten Kontakt als unersetzlich an. Thematisch bewegt sich BISS PR & Communications in einem breiten Spektrum: von Reise und Gastronomie über Food & Beverage und Nachhaltigkeit bis hin zu ausgewählten Lifestyle-Produkten. Die zentrale Herausforderung liegt darin, ein über siebzehn Jahre gewachsenes Netzwerk kontinuierlich zu pflegen und aktuell zu halten – und zugleich so strukturiert und zugänglich aufzubereiten, dass auch neue Mitarbeitende schnell und effizient damit arbeiten können und jedes Teammitglied bestens informiert ist. Seit der Einführung von PressFile stehen alle relevanten Funktionen in einem einzigen System zur Verfügung – von der Pflege der Kontakte über die Verteilerorganisation bis hin zur individuellen Nachverfolgung von Kommunikationsverläufen. Für das Team bedeutet das weniger Abstimmungsaufwand, mehr Transparenz und deutlich effizientere Abläufe, was die persönliche Ansprache für Medienschaffende anbelangt.
„Wir nutzen PressFile täglich und haben das System eigentlich dauerhaft im Browser geöffnet“, erklärt Roaya El Tahwy, Director of Consulting & Strategy bei BISS PR & Communications. „Es ist ein zentraler Teil unserer Arbeit, weil wir ständig im Austausch mit unseren Medienkontakten stehen. Jede Interaktion wird nachvollziehbar dokumentiert, und das erleichtert unsere interne Koordination enorm.“
Die Entscheidung für PressFile fiel nach sorgfältigem Vergleich mehrerer Anbieter. El Tahwy fasst zusammen: „Wir haben uns alles in der Demo zeigen lassen und die Punkte, die uns wichtig waren, abgeklopft. Manche Anbieter konnten kein Versandsystem direkt anbinden oder es gab nicht die Möglichkeit, individuelle Kommentare zu Kontakten hinterlegen. PressFile bot uns alles-in-einem. Das war ein zentrales Kriterium – sonst hätte der Wechsel nicht funktioniert.“ Ein weiterer Pluspunkt für die leitende PR-Strategin war die persönliche Betreuung: „Für uns war ein direkter Ansprechpartner im Support entscheidend. Denn wenn ein Problem auftritt, ist eine schnelle, zielgerichtete Lösung unerlässlich.“
IMPLEMENTIERUNG LÄSST RAUM FÜR INDIVIDUELLE WORKFLOWS
Die Einführung von PressFile bei BISS PR & Communications wurde sorgfältig geplant. Die Kontakte wurden strukturiert in die Datenbank integriert, und das Team entwickelte maßgeschneiderte Workflows, um PressFile optimal in den Alltag einzubinden. El Tahwy betont: „Wir arbeiten sehr individualisiert. Für jeden neuen Kontakt überlegen wir, wie er am besten im System abgebildet wird, damit alle informiert sind und wir gleichzeitig zielgerichtet kommunizieren können.“
Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, Kontaktinformationen, Notizen und Historien transparent im Team zu teilen. Dadurch weiß jeder Mitarbeitende, wer mit welcher Redaktion bereits im Austausch steht, und Doppelansprachen werden vermieden. Das Team nutzt Schlüsselbegriffe und Verteilerstrukturen, um Kampagnen und Mailings präzise auszusteuern. El Tahwy erläutert: „Wir haben größere Verteiler, zum Beispiel zu den Themen Reisen oder Lifestyle, und verfeinern diese dann über spezifische Schlüssel wie Bike oder Golf. So erreichen wir genau die Journalist:innen, für die ein Thema relevant ist, und vermeiden unnötige Streuung.“
POSITIVE RÜCKMELDUNGEN IM TEAM
Neue Mitarbeitende werden mithilfe einer kurzen Grundschulung (ein bis zwei Stunden) in PressFile eingearbeitet und sind anschließend arbeitsfähig. Dabei gibt es bei BISS PR & Communications durchweg positive Rückmeldungen: Durch die professionelle Aufmachung sei das Tool schnell verständlich und habe dabei einen hohen Praxisnutzen. „Nach wenigen Tagen sind neue Kolleg:innen dann fit mit unseren individuellen Workflows und können diese effektiv nutzen. Die Schulungen erleichtern die Einarbeitung enorm und sorgen dafür, dass wir kontinuierlich auf höchstem Niveau arbeiten können“, so El Tahwy.
EIN VERLÄSSLICHER PARTNER FÜR DIE TÄGLICHE KOMMUNIKATIONSARBEIT
Mit PressFile hat BISS PR & Communications ein alles-in-einem-System etabliert, das die Medienarbeit deutlich vereinfacht, die Qualität der Kommunikation steigert und interne Abstimmungen erleichtert. Die Software kombiniert zentrale Kontaktpflege, zielgerichtete Mailings, transparente Historien und flexible Workflows. Roaya El Tahwy zieht ein klares Fazit: „Die PR-Tools sind das Fundament unserer täglichen Arbeit – entsprechend hoch sind unsere Ansprüche. Sie sollen unsere Prozesse sinnvoll unterstützen und sich an unsere Arbeitsweise anpassen, nicht umgekehrt. In der Vergangenheit haben wir verschiedene Lösungen getestet, bei denen wir jedoch stets deutlichen Optimierungsbedarf festgestellt haben. Seit mehreren Jahren ist nun PressFile eine verlässliche Konstante. Wären wir unzufrieden, würden wir wechseln, aber bisher fühlen wir uns rundum gut aufgehoben.“
