(openPR) Die artbau-Unternehmensfamilie aus Bruchköbel hebt ihre Rechnungsverarbeitung aufs nächste Level. Mit dem Einsatz von Kofax Express, DMSFACTORY SmartCapturing und M-Files Online gelang es der DMSFACTORY, einen manuellen und aufwändigen Prozess zu digitalisieren und zu optimieren.
In ihren fünf Niederlassungen bewältigt die artbau-Unternehmensfamilie jährlich rund 17.000 Eingangsrechnungen. Noch vor der Zusammenarbeit mit den DigitalisierungsexpertInnen der DMSFACTORY lief das Ganze manuell ab. Hier mussten Rechnungsdaten einzeln und händisch erfasst und übertragen werden, um die anschließende Weiterbearbeitung im eigenentwickeltem ERP-System zu ermöglichen. Um diesen aufwändigen und zeitfressenden Prozess zu optimieren, holte der Spezialist für Innenausbau, Außenfassaden, Sanierungsarbeiten und Haustechnik die DMSFACTORY mit ins Boot.
Durch die Einführung eines elektronischen Freigabeworkflows mit Hilfe des Enterprise-Content-Management-Systems M-Files wurde ein zentrales Werkzeug etabliert, das den Rechnungsdurchlauf im Unternehmen automatisiert. Das Resultat: Die Bearbeitungszeit einer Rechnung reduziert sich, es geschehen weniger Fehler, Kosten reduzieren und die Transparenz erhöht sich. „Auf diese Weise können wir sehr effizient unsere Einkaufspreise optimieren“, so Maximilian Heck, kaufmännischer Geschäftsführer der artbau GmbH.
Mit der erfolgreichen Durchführung des Projektes ist die Zusammenarbeit noch nicht beendet. Der jüngste Projektschritt ist die Aufnahme einer in 2023 neu hinzugekommenen Niederlassung in die M-Files Umgebung. Innerhalb von M-Files wird eine strikte Benutzerberechtigungstrennung eingeführt, sodass dieselbe M-Files Vault genutzt werden kann und die neue Niederlassung trotzdem zugriffsberechtigungsbezogen von den bisher vorhandenen getrennt wird und umgekehrt. Mit einer neuen Mailpostfachanbindung in SmartCapturing wird der Rechnungseingang der neuen Niederlassung in die bestehende Struktur integriert und gleichzeitig haben die RechnungsstellerInnen eine niederlassungsspezifische E-Mail-Adresse zum Rechnungsversand
