Die Hype der elektronischen Rechnung

(openPR) Es könnte einem Unternehmen Millionen Euro Steuernachforderungen kosten, wenn es elektronische Rechnungen erhält, die nicht digital signiert sind. In solchen Fällen ist der Rechnungsempfänger nämlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Im schlimmsten Fall werden bei einer Steuerprüfung jene Rechnungen vorsteuerlich nicht anerkannt.

Die Kosten für Erstellung und Versand einer Papierrechnung betragen bis zu 5,00 Euro. Der größte Anteil ergibt sich aus dem Medienbruch Ausdruck - Handling – Versand - Archivierung. Ab nun können Sie elektronisch generierte Rechnungen auch elektronisch signieren, versenden und ohne Umweg in einem elektronischen Archiv ablegen.

Während die Kostenvorteile für den Absender offensichtlich sind (keine Portokosten, keine Druckkosten, keine Handlingkosten), werden die Kostenpotentiale für die Empfänger oft übersehen. Nun liegt eine Studie der AustriaPro - der WKO-Arbeitsgruppe zur elektronischen Rechnungslegung - vor, die bei Eingangsrechnungen in Handwerksbetrieben eine Einsparung von rund drei Euro pro Rechnung sieht. Besonders in den Bereichen Rechnungseingang und Verbuchung werden bedeutende Einsparungspotentiale gesehen. Bei größeren Unternehmen sind die Einsparungen noch deutlich höher anzusetzen.

Jedoch ist die Sache mit der elektronischen Rechnungslegung nur die Spitze des Eisbergs. Eine Rechnung ist nur ein Dokument unter anderen. Das Thema elektronische Signatur betrifft viel mehr.

Denken wir an sensible Dokumente wie z.B. Angebote, Bestellungen, Ausschreibungen, Verträge oder sonstige Schreiben mit sensiblem Inhalt. Immer dann, wenn Kommunikationspartner im Internet die Identität ihres Gegenübers sicherstellen wollen und das Risiko der einfachen Veränderbarkeit von elektronischen Dokumenten verlässlich ausgeschlossen werden soll, ist die elektronische Signatur derzeit weltweit die einzige preiswerte standardisierte Technologie dafür.

Standardsoftware erleichtert den Zugang zur elektronischen Signatur

trustDesk professional ist das Basis-Signaturpaket von IT Solution. Mit einfacher Installationsroutine, komplett vorkonfiguriert und mit vielen nützlichen PlugIns. Die Grundfunktionen für elektronische Signaturen, wie Signieren und Verifizieren, Ver- und Entschlüsseln sind im Grundpaket enthalten. Damit können alle gängigen Formate mit einer Signatur versehen oder ver- und entschlüsselt werden.