(openPR) Durch die immer weiter voranschreitende Digitalisierung und die sich stetig weiterentwickelnde Datenlandschaft steigen unweigerlich die Datenmengen und führen in Unternehmen zu einem Dokumenten-Chaos. Die Next Iteration GmbH aus Karlsruhe bietet mit ihrem OCTO Dashboard eine Lösung für ein erfolgreiches Dokumentenmanagementsystem an. Dieses ermöglicht Unternehmen den kompletten Dokumentenlebenszyklus, von der Erstellung bis hin zur automatisierten Archivierung, digital und benutzerfreundlich innerhalb einer Anwendung abzubilden.
Die Notwendigkeit dieser Produktentwicklung sah Sven Heimberger, der Geschäftsführer der Next Iteration GmbH, in den immer wiederkehrenden Anforderungen in Beratungsgesprächen. „Häufig treten Firmen mit dem Wunsch einer zentralen und konsolidierten Plattform zur schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen an uns heran. Dabei soll der gesamte Dokumentenlebenszyklus berücksichtigt werden und parallel eine Versionierung erfolgen, um langfristig Revisionssicherheit zu gewährleisten.“, so Sven Heimberger.
Mit dem OCTO Dashboard erhalten Unternehmen ein intelligentes Dokumenten Management System auf Basis von Microsoft SharePoint. Durch den Einsatz von individuellen Dashboards können Inhalte aus verschiedenen Quellen übersichtlich dargestellt werden. So erhalten Mitarbeiter alle relevanten Dokumente und Informationen auf Ihrem persönlichen Dashboard, unabhängig davon, wo diese Daten gespeichert sind.
Als technische Grundlage muss hierfür die einmalige Zuweisung von Inhaltstypen und Eigenschaften der Unternehmensdaten auf dem Fileshare, Datenlaufwerk oder der SharePoint Bibliothek erfolgen. Um den Prozess der Verschlagwortung zu automatisieren, setzt die Next Iteration Künstliche Intelligenz ein. Die Problematik mit doppelten Daten und mehreren Varianten, respektive Versionen, von Dokumenten wird durch das OCTO Dashboard dahingehend gelöst, dass die aktuellsten Informationen automatisch herausgefiltert werden.
„Wir stellen den Mitarbeitern die Single Source Of Truth zur Verfügung, somit wird immer mit der jeweils aktuellsten Version eines Dokuments gearbeitet.“, so Sven Heimberger. Der Vorteil dieser Lösung, im Vergleich zu einem konventionellen Ablagesystem, liegt zusätzlich in der Zeitersparnis durch die verbesserte und beschleunigte Suche nach Dokumenten und Informationen. Weiterhin entfällt die Frage nach dem geeigneten Speicherort bei der Ablage von Dokumenten. Die Daten können zeit- und standortunabhängig von allen Endgeräten abgerufen werden, so findet jeder was er benötigt.
Weiterführende Informationen und die Möglichkeit einer Live Demo unter: https://octodashboard.de/
