(openPR) Wie Microsoft bekannt gab, wird SharePoint 2010 Workflow für Microsoft 365 Kunden in diesem Jahr eingestellt. Warum dies geschieht, was dies für Sie bedeutet und welche Möglichkeiten Sie nun haben lesen Sie in den nachfolgenden Zeilen.
Seit der Veröffentlichung von SharePoint-Workflows hat Microsoft diese so weiterentwickelt, dass sie nicht nur SharePoint umfassen. Es können mittlerweile alle Produktivitätsdienste, die Sie mit Microsoft 365 und darüber hinaus nutzen können, in die Abläufe eingebunden werden. Aufgrund der anhaltenden Investitionen in Power Automate als universelle Workflow-Lösung stellt Microsoft die SharePoint 2010-Workflows nun ein.
Dies bedeutet konkret, dass
1. ab dem 01.08.2020 keine neuen SharePoint 2010-Workflow mehr erstellt werden können.
2. ab dem 01.11.2020 bereits implementierte SharePoint 2010-Workflow nicht mehr unterstützt werden – bestehende Workflows dann auch nicht mehr funktionieren.
Betroffen sind dabei nicht nur die selbst erstellten benutzerdefinierten SharePoint 2010-Workflows, sondern auch die integrierten Standard-Workflows sind betroffen, wie:
Genehmigungen: Dieser Workflow leitet ein Dokument oder ein Element zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter.
Feedback sammeln: Dieser Workflow leitet ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen weiter, um Feedback zu erhalten. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, das dann kompiliert und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat.
Signaturen sammeln: Dieser Workflow leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, um deren digitale Signaturen zu erfassen.
Veröffentlichungsgenehmigung für klassische Seiten: Dieser Workflow ist wie der Genehmigungsworkflow, da er das Routing von Entwurfsseiten an Sachverständige und beteiligte Personen zur Überprüfung und Genehmigung automatisiert.
Drei Zustände: Dieser Workflow kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen wie Kundendienstproblemen, Vertriebsleads oder Projektaufgaben nachvollziehen müssen.
SharePoint 2013 Workflows werden vorerst weiterhin unterstützt. Ab dem 1. November 2020 wird jedoch Microsoft auch SharePoint 2013 Workflows standardmäßig für neue Mandanten deaktivieren, stellt aber ein PowerShell-Skript bereit, mit dem Sie das SharePoint 2013-basierte Workflow Modul nach Bedarf für neue Umgebungen aktivieren können.
SharePoint 2010 – und SharePoint 2013 -basierte Workflows werden weiterhin ohne Änderungen in lokalen SharePoint 2016- und SharePoint 2019-Plattformen (onPremise) bis 2026 unterstützt.
Die Empfehlung von Microsoft ist, eine Migration der SharePoint 2010 Workflows auf die Plattform PowerAutomate oder in SharePoint 2013 Workflows durchzuführen.
Unsere Handlungsempfehlung für Sie:
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie eigene SharePoint 2010-Workflows in Microsoft 365 verwenden. (Hilfreich kann hier der Einsatz des SharePoint-Modernisierungs-Scanner-Tools sein).
Überprüfen Sie in dem Zuge auch, ob Sie einen der oben genannten integrierten Standard-Workflows verwenden.
Stellen Sie sicher, dass die betroffenen Workflows dokumentiert sind, denn ab dem 01.11.2020 werden diese nicht nur nicht mehr ausführbar sein, Sie können auch deren Konfiguration nicht mehr einsehen.
Überprüfen Sie Ihre Alternativen.
Lässt sich ihr SharePoint 2010-Workflow auch als SharePoint 2013-Workflow abbilden?
Können Sie Ihre Workflows auf PowerAutomate überführen?
Planen und bearbeiten Sie dann die notwendigen Tätigkeiten zur Ablösung Ihrer SharePoint 2010-Workflows. Beachten Sie dabei bekannte Hürden und Änderungen, die ggf. eine Anpassung Ihrer Anwendungen/Prozesse erfordern.
Benachrichtigen Sie Ihre Anwender, Entwickler und Website-Eigentümer.
Aktualisieren Sie Ihre Dokumentationen inkl. der Benutzerhandbücher und Schulungsunterlagen.
Bereiten Sie Ihren HelpDesk vor auf mögliche Herausforderungen ab dem 01.11.2020 sowie auf die Betreuung der „neuen“ Workflows.
Als professioneller Partner unterstützen wir Sie gern mit unseren Erfahrungen bei der Bearbeitung der oben genannten ToDo’s – auch nach dem 01.11.2020.
