Remote Recruiting: Fünf Tipps von Patricia Rennecke für einen Qualitätscheck

(openPR) Die Covid-19-getriebene „Zwangs-Digitalisierung“ ist aktuell Gesprächsstoff in fast allen Branchen. HR bildet da keine Ausnahme. Beispielsweise „können“ plötzlich alle wie von Zauberhand remote Recruiting. Doch Vorsicht! Reicht es wirklich, ein Videokonferenztool zu installieren, dieses für Interviews einzusetzen und fertig ist ein qualitativ hochwertiger, videogestützter, remote Rekrutierungsprozess? Das ist mitnichten der Fall.

Hier kommen einige Tipps für Unternehmen und Kandidaten, welche Aspekte eines digitalen, video-gestützten Einstellungsprozesses vor einer Beauftragung im Rahmen eines ersten Qualitätschecks in Eigenregie unter die Lupe genommen werden sollten:

Key Performance Indikatoren (KPI)

Wenn Sie planen, eine remote Rekrutierung mit Video-Einsatz in Auftrag zu geben, dann dürfte es in Ihrem Interesse sein, sich bei zentralen Indikatoren wie time to hire oder cost per hire gegenüber früheren Einstellungsprozessen deutlich zu verbessern. Bei einer professionellen Ausschöpfung des Potenzials der modernen Technologien sollte das auch regelmäßig der Fall sein, weil zum Beispiel aufgrund der besseren Vorauswahl deutlich weniger persönliche Gespräche im Unternehmen stattfinden müssen, um das gewünschte Ziel zu erreichen.

Wenn Sie also nicht möchten, dass Newcomer im remote Recruiting an Ihnen und auf Ihre Kosten üben, dann überprüfen Sie besser bereits im Vorfeld, ob eine Personalberatung für digitales, video-unterstütztes Recruiting auf Basis bereits erbrachter Leistungen glaubhaft KPI zusagen kann, die für Sie als Auftraggeber eine signifikante Verbesserung gegenüber dem status quo bedeuten.

Candidate Experience

Eine positive Candidate Experience ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal jedes Rekrutierungsprozesses. Überprüfen Sie also, ob der angebotene Prozess geeignet ist, eine solch positive Erfahrung für alle Teilnehmer zu gewährleisten. Augenhöhe ist hier ein wichtiges Kriterium. Sind die Abläufe so angelegt, dass nicht nur so viel wie möglich von den Kandidaten über die Kandidaten in Erfahrung gebracht wird, sondern im Gegenzug auch möglichst offene und individuelle Informationen über das Unternehmen vermittelt werden?

Achten Sie in diesem Kontext darauf, ob Unternehmer-Video-Pitches in virtuellen geschlossenen Räumen vorgesehen sind. Mit „geschlossen“ ist hier gemeint, dass nur die am Rekrutierungsprozess beteiligten Personen, also die Kandidaten, nur zum Zweck der Information im Rahmen der Rekrutierung auf diese Unternehmer-Videos Zugriff haben. Ist dies nicht der Fall und die Unternehmer-Pitches sind quasi öffentlich, dann wächst eine Gefahr: Die dort enthaltenen Informationen werden schon im Vorfeld zum Beispiel von der Kommunikationsabteilung endlos glatt geschliffen. Dann haben sie am Ende kaum noch Aussagekraft, weil sie beliebig und austauschbar geworden sind, und sind daher für die Kandidaten beinahe wertlos.

Zeitversetzte Video-Interviews haben mit Blick auf eine positive Candidate Experience eine banal klingende, aber sehr wichtige organisatorische Funktion. Alle auf Unternehmensseite mit dem Einstellungsprozess befassten Personen können sich flexibel jeweils zu einem ihnen passenden Zeitpunkt mit den Videos der Kandidaten beschäftigen. Die leider allzu üblichen kurzfristigen Absagen eines oder gar mehrerer Entscheidungsträger zu einem zentralen Termin entfallen somit.

Sind die vorgesehenen Prozesse strukturiert im Sinne der DIN 33430?

Im Sinne der praxisorientierten Prozessnorm DIN 33430 strukturierte und standardisierte Interviews sind besser geeignet, um Prognosen über den beruflichen Erfolg in der angestrebten Position aufzustellen. Sie tragen also wesentlich bei zur Identifizierung der RICHTIGEN Kandidaten statt möglichst vieler Kandidaten. Auch hier sind wieder zeitversetzte Video-Interviews ein wichtiges zu überprüfendes Kriterium, da diese sich für eine Strukturierung und Standardisierung von Interviews und darüber hinaus auch der Prozesse besonders gut eignen.

Mit zeitversetzten Video-Interviews lassen sich für jedes Besetzungsprojekt sehr gut vorab Interviewfragen für das definierte Anforderungsprofil festlegen, die der Strukturierung und Standardisierung des Interviews dienen. Wesentliche Elemente standardisierter Interviews sind, dass allen Kandidaten die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge gestellt werden.

Ist eine Vergleichbarkeit der Kandidaten im Auswahlprozess gegeben?

Strukturierung und Standardisierung der Interviews sind Voraussetzung für die Vergleichbarkeit aller Kandidaten und somit unverzichtbar für transparente und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse. In speziell für Rekrutierungen angelegten Video-Systemen können die automatisch dokumentierten Antworten aller Kandidaten auf alle Fragen von allen Beobachtern und Entscheidern mit den zuvor festgelegten Ideal-Antworten abgeglichen und bewertet werden. Wenn vorab Entscheidungsregeln festgelegt wurden, erleichtert ein zeitversetztes Video Interview somit die regelgeleitete Auswertung erheblich. So entstehen angelehnt an die Kriterien der DIN 33430 treffsichere Prognosen des beruflichen Erfolgs.

Locker anberaumte Plauschs über eine Video Konferenz sind zwar unkompliziert, erfüllen aber all diese Qualitätskriterien ganz sicher nicht und geben weder Vergleichbarkeit noch Transparenz über die Entscheidungswege. Prüfen Sie also im eigenen Interesse vorab, welche der beiden Varianten Ihnen angeboten wird.

Trocken aber wichtig: Wird die DSGVO eingehalten?

In allen Rekrutierungsprozessen bedarf es für die Verarbeitung personenbezogener Daten des schriftlichen Einverständnisses der betreffenden Person. Das ist klar. Sind Videos Teil des Prozesses, sollten Sie einige Besonderheiten überprüfen.

Zunächst sollte der Kandidat im Vorfeld einen Überblick über die Prozessschritte und ein spezielles Briefing für das Video-Interview erhalten. Auch zur Teilnahme, Aufzeichnung und Verarbeitung der in Video-Interviews gewonnen Daten muss selbstverständlich vorab ein schriftliches Einverständnis eingeholt und dieses dokumentiert werden. Nach der DSGVO darf ein Recruiting-Video nur einem stark beschränkten, entscheidenden Zuschauerkreis für einen limitierten Zeitraum Verfügung gestellt werden. Am besten sind also Tools geeignet, die es einem technisch ermöglichen, nur einen persönlichen und zeitlich limitierten Zugriff auf einen Video-Pitch zu gestatten. Nach Abschluss des Prozesses müssen Videos gelöscht werden. Am besten ist es, wenn dies automatisch geschieht.

Der Tipp in diesem Zusammenhang lautet: Fragen Sie, ob ein HR-spezifisches Video-System oder ein schlichtes, für die allgemeine Kommunikation konzipiertes Videokonferenz-Tool eingesetzt wird. Denn ganz allgemein gilt: Eine Einladung zu einer Video Konferenz erfüllt die Anforderungen der DSGVO sicher nicht. Viele HR-spezifische Video-Plattformen tun das sehr wohl oder erleichtern zumindest die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sehr.