(openPR) Elektronische Reise
Die Reisekostenabrechnung - In vielen Unternehmen ein unnötig kosten-aufwändiger und personalintensiver Prozess, der von zahlreichen papiernen Formularen, langen Durchlaufzeiten und mangelnder Transparenz geprägt ist. Die KODAK GmbH entschied sich für ND.Travelution und konnte Kosten- und Zeitaufwände dieses Alltagsprozesses radikal senken.
Das interne Tool konnte nicht zur Kostensenkung beitragen
Der KODAK GmbH, Stuttgart, stand ein weltweit einheitliches, im KODAK Konzern genutztes Tool zur Reisekostenabrechnung zur Auswahl. Dieses Tool berücksichtigte jedoch in keiner Weise die Besonderheiten und Vorgaben des deutschen Steuerrechts. Die Suche nach einer Alternative zielte auf eine Anwendung ab, die neben der Unterstützung der rechtlichen Rahmenbedingungen den Abrechnungsprozess von manueller Kleinarbeit befreit, die Genehmigungsprozesse beschleunigt, Transparenz fördert und auf diese Weise Kosten- und Zeitaufwand für die ca. 1.000 Mitarbeiter reduzieren soll. Neben Reisekosten sollten auch andere Arten von Auslagen der Mitarbeiter, wie z.B. Bewirtungskosten, abrechenbar sein. Ferner war eine SAP R/3 Schnittstelle gefordert, da die Rechnungsdaten an das zentrale System in den USA geliefert werden. Zusammen mit der NODUS Gesellschaft für Organisation, Netzwerke und Programmierung mbH, Reutlingen, wurde das Reisekostenabrechnungssystem ND.Travelution aus dem Hause inform. / Notes Development ausgewählt.
Ohne Papierkrieg - Von 6 Wochen auf 14 Tage
Für die 500 Mitarbeiter im Außendienst bedeutete die Einführung von ND.Travelution einen endgültigen und leicht zu verschmerzenden Abschied von papiernen Formularen, individuell angefertigten Kalkulationssheets und den damit verbundenen, umständlichen und langwierigen Abrechnungszeiträumen. Für die Beantragung von Dienstreisen wurde durch die Projektpartner zusätzlich eine spezielle Vertretungsregelung für Sekretariatsabwesenheit implementiert. Nach dem Roll-Out, der durch NODUS und Notes Development gemeinsam in Form von Multiplikatorschulungen und Hotlines begleitet wurde, reduzierten sich die Durchlaufzeiten der Reisekostenabrechnungen von durchschnittlich 6 Wochen auf nur noch 14 Tage.
KODAK International setzt SAP R/3 ein. Dank der SAP Schnittstelle in ND.Travelution werden die Abrechungsdaten nun zügig und automatisiert übergeben. Die Struktur der übergebenen Daten konnte nach einer Erweiterung der Konfigurationsmöglichkeiten den Bedürfnissen von Kodak entsprechend konfiguriert werden.
ND.Travelution - Hohe Akzeptanz durch echte Arbeitserleichterung
ND.Travelution bildet bei KODAK den gesamten Reisekostenabrechnungsprozess ab - von der Beantragung über die Erstellung der Abrechnung, der Genehmigung, bis hin zu Prüfung und Abrechnung. Die flexible Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht eine leichte und schnelle Anpassung an die Organisation, wobei neben Reisekosten auch Bewirtungsaufwände und Auslagen abgerechnet werden können.
Neben der erheblichen Zeitersparnis und Kostensenkung im Vergleich zum bisher papiernen Weg macht ND.Travelution den Prozess für alle Beteiligten transparent. Jederzeit ist der Status der Abrechnungen für die betroffenen Mitarbeiter ersichtlich bzw. für die Bearbeiter die Historie der jeweils vorliegenden Abrechnung. Auch den Mitarbeitern in Österreich kommt ND.Travelution dank leicht veränderter Einstellungen zugute.
ND.Travelution ermöglicht KODAK nicht nur eine beachtliche Beschleunigung des Abrechnungsprozesses, sondern reduziert alle mit der manuellen Verarbeitung der papierenen Abrechnung verbundenen Kosten. Der Prozess wird massiv gestrafft und die manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert. Zugleich stellt ND.Travelution für die Mitarbeiter keine neue Hürde dar, denn die Einarbeitung fällt leicht und die Vorzüge sind schnell ersichtlich.
Investitionsschutz dank Updates mit Berücksichtigung der Änderungen im Steuerrecht
Für die häufigen Änderungen im deutschen Steuerrecht ist KODAK gewappnet, denn die Updates von ND.Travelution berücksichtigen die Änderungen im Steuerrecht: Für definierbare Zeiträume sind in Travelution die Pauschalen, Steuersätze und Verarbeitungsregeln hinterlegt, die durch Unternehmensrichtlinien ergänzt werden.
