(openPR) Solingen, 14. April 2020 – Broadgun Software hat seine bewährte pdfMachine um eine Funktion für die mobile Fernabfrage von Unterschriften ergänzt. Die „pdfMachine Sign here“ ermöglicht das Signieren von Verträgen und anderen Vereinbarungen, ohne dass die Vertragspartner persönlich anwesend sein müssen. Die Dokumente werden hierfür in drei einfachen Schritten an Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter gesendet und innerhalb von Sekunden gegengezeichnet. Die Unterschrift kann dabei papierlos auf jedem elektronischen Empfangsgerät mit Display erfolgen. Vorausgesetzt werden dafür lediglich eine funktionierende Internetverbindung und mindestens die Version 15.35 der pdfMachine Pro oder Ultimate. Die pdfMachine Sign here ermöglicht kontaktlose Prozesse bei Vertragsabschlüssen und minimiert Durchlaufzeiten und Kosten.
Im ersten Schritt muss das entsprechende Dokument mit Hilfe der pdfMachine in eine PDF-Datei konvertiert werden. Diese wird anschließend um die benötigten Unterschriftenfelder ergänzt, die per Knopfdruck erzeugt, mit Namen und Zeitstempel ergänzt und mit der Maus an die gewünschte Stelle verschoben werden können. Bei diesem Prozessschritt kann zudem eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an die nach erfolgter Unterschrift eine automatische Benachrichtigung gesendet wird.
Im zweiten Schritt generiert die pdfMachine Sign here einen Link, der vom Absender kopiert und an die Geschäftspartner versendet werden muss. Diese können das PDF-Dokument an ihrem PC oder mobilen Device öffnen und ihre Unterschrift auf drei verschiedene Arten leisten. Zur Wahl stehen die Unterschrift direkt auf dem Display oder das Hochladen einer vorhandenen Bilddatei. Die dritte Möglichkeit setzt ein Smartphone mit einer Reader-App für QR-Codes voraus. Bei dieser Variante kann der Geschäftspartner auf dem Display seines Mobiltelefons unterschreiben.
Der Absender kann währenddessen den Prozess-Fortschritt an seinem Client beobachten und das unterschriebene PDF-Dokument sofort herunterladen. „Mit der pdfMachine Sign here können Verträge und andere Dokumente innerhalb weniger Minuten kontaktlos signiert werden, was die Geschäftsprozesse wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Hinzu kommen die gesundheitlichen, klimaschonenden und wirtschaftlichen Effekte, wodurch sich unsere Software innerhalb kürzester Zeit amortisiert“, betont Hans Jörg Nolden, Mitinhaber der Broadgun Software GbR.
Bereits mit der Basisversion pdfMachine Office lassen sich Berichte, Präsentationen, Kalkulationen, Angebote, Rechnungen, Zeichnungen oder andere wichtige Dokumente aller Art direkt aus dem jeweiligen Softwareprogramm in das universelle und unveränderbare PDF-Format verwandeln. Das Erstellen funktioniert über den Druckbefehl, wobei anstelle des üblichen Druckers die „Broadgun pdfMachine“ ausgewählt wird. Anschließend lassen sich einzelne Seiten der PDF-Datei verschieben, hinzufügen, löschen oder mit bestehenden PDF-Dateien kombinieren.
Diverse Sicherheitseinstellungen, Druckauflösungen oder die Auswahl eines persönlichen Briefpapiers ermöglichen eine individuelle Konfiguration. Außerdem lassen sich mit der pdfMachine beliebig viele Dokumente aus unterschiedlichen druckfähigen Anwendungen bequem zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfügen.
Die Version pdfMachine Pro kann darüber hinaus elektronische Signaturen rechtssicher einbinden, die aus eigenen Quellen oder von Drittanbietern stammen können. Durch ihre einfache Bedienung öffnet diese Version kleinen und mittelständischen Unternehmen die Tür zur elektronischen Signatur. Selbst geschäftskritische Dokumente können somit kostengünstig und schnell per E-Mail versendet werden. Die Prozess-Sicherheit wird durch ein fortgeschrittenes Zertifikat eines Trust Centers gewährleistet, das den Vorschriften des Signaturgesetzes (SigG) sowie der Signaturverordnung der Europäischen Union (SigV) entspricht.
Für eine bestmögliche Integration in die eigenen Geschäftsprozesse und deren weitgehende Automatisierung hat Broadgun Software die Version pdfMachine Ultimate entwickelt. Mit einer leistungsfähigen Parametersteuerung lässt sich das Programm vollständig in ERP-Systeme oder auch in technische und branchenspezifische IT-Landschaften integrieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Lösungen von SAP, Navision, MS Dynamics NAV, RIB-Software, Sage, Lexware oder Nemetschek handelt.
Mit einer Auftragsbearbeitung kann in Verbindung mit der pdfMachine Ultimate zum Beispiel ein Angebot oder eine Rechnung erstellt und direkt per Knopfdruck als PDF-Datei an den Empfänger gemailt werden. Mit Hilfe der Parametersteuerung lässt sich dabei steuern, ob während des Konvertierungsvorganges ein bestimmter Briefbogen und eine digitale Signatur verwendet wird. Auch das automatische Abspeichern des Belegs in ein vordefiniertes Verzeichnis oder Archiv ist möglich. Die Adresse des Rechnungsempfängers sowie den in der E-Mail verwendeten Text erhält die pdfMachine aus dem ERP-System.
Hintergrund: Broadgun Software
Die Broadgun Software Hermes & Nolden GbR hat sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von Softwarelösungen rund um das universelle und unveränderbare PDF-Format spezialisiert. Mit der pdfMachine bietet das in Solingen ansässige Unternehmen ein Tool zum elektronischen Erstellen, Bearbeiten, Signieren und Versenden plattformübergreifender 1:1-Kopien von PC-Dokumenten in einem einzigen Arbeitsgang. pdfMachine funktioniert aus jeder Applikation unter jedem Windows Betriebssystem.
Weitere Infos unter www.pdfmachine.eu
