(openPR) (Pressemitteilung von emaileffizient)
Die Nutzung von Email gehört inzwischen in vielen Unternehmen zum Standard. Der elektronischen Post kommt eine zunehmende Bedeutung zu. Sie wird von Kunden gern genutzt, weil ein Anruf manchmal zu persönlich und die Briefpost zu langsam ist. Doch für die Mitarbeiter bedeutet Email oft auch Überlastung und Stress. Der Berliner Dienstleister email-effizient bietet sein Email Center als Outsourcing-Lösung für dieses Problem.
In Analogie zu Call Center-Lösungen beziehungsweise zu konventionellen Posteingangsstellen übernimmt email-effizient die Rolle einer zentralen Anlaufstelle für Kundenkontakte. Eingehende Mails werden gefiltert, beantwortet und die firmenrelevante Post an die zuständigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet.
So werden überflüssige Arbeitsschritte im Unternehmen eingespart. Und ganz nebenbei erfolgt eine Filterung von unerwünschten Schreiben wie beispielsweise Spam-Mails. Das Gleiche gilt für Sendungen, die Viren enthalten. Alle Emails und ihre Attachments werden schon beim Empfang geprüft. Sollte ein Absender unabsichtlich einen Virus verbreiten, so wird er höflich darauf aufmerksam gemacht.
So erreichen nur jene Schreiben den zuständigen Mitarbeiter, die für den Arbeitsablauf benötigt werden. Natürlich kann jeder Mitarbeiter weiterhin seine eigene Mail-Adresse führen und auch direkt mit Kunden und Partnern in Kontakt treten. Auch interne Mails bleiben unbeeinflusst. Nur die zur Kontaktaufnahme auf der Internetseite veröffentlichte Mail-Adresse des Unternehmens wird vom Email Center bearbeitet.
Das Email Center von email-effizient übernimmt damit eine wichtige Filterfunktion im Rahmen der externen Kommunikation. Und das Center entlastet Mitarbeiter, die sich sonst einer Flut von Mails ausgesetzt sehen.
Laut einer im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin erstellten Studie führt die elektronische Mail bei zehn Prozent der Mitarbeiter zu Stresssymptomen. Das kann nach Meinung der Autoren zu erheblichen Fehlzeiten der Mitarbeiter führen.
Nach den Ergebnissen dieser Studie fühlen sich Mitarbeiter insbesondere nach längeren Dienstreisen oder nach dem Urlaub überlastet. Während der Abwesenheit kann zwar ein Auto-Responder auf Anfragen reagieren. Doch die Emails sind damit noch nicht beantwortet. Dieses Problem wird durch die Auslagerung der Emails an email-effizient behoben. Auch während eines Betriebsurlaubs bleibt keine Email unbeantwortet. Das Email Center ist das ganze Jahr über besetzt.
In der Praxis geht das alles mit einer deutlich schnelleren Reaktion auf Kundenanfragen einher. Die Gefahr, dass wichtige Emails in einer Flut irrelevanter Schreiben verloren gehen, oder versehentlich durch einen Spam-Filter gelöscht werden, wird ebenfalls deutlich reduziert.
Um die Funktionsweise des Email Center zu demonstrieren, bietet email-effizient bis zum 31.03.03 einen kostenlosen und unverbindlichen 14-Tage-Test seiner Dienstleistung an. Interessenten können dann selbst überprüfen, welche Vorteile das Email Center bietet.
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