(openPR) München, 20. Mai 2019. Geschäftsreisebelege sortieren und Formulare ausfüllen – für die Mitarbeiter von projekt0708 ist das kein Thema mehr: Das Münchner IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen hat sein Reisekostenmanagement innerhalb weniger Monate komplett digitalisiert und auf SAP Concur umgestellt.
Die cloudbasierte Reisebuchungs- und Abrechnungssoftware bindet Leistungen externer Anbieter wie Taxi- oder Car-Sharing-Anbieter, Fluggesellschaften und Hotelketten über eine Plattform ein und verknüpft die Daten mit dem SAP-ERP-Backend-System. Die einzelnen Dienste können dann über die Anwendung zentral gebucht werden. Per Smartphone-App lassen sich damit noch von unterwegs Belege einscannen, prüfen und zur Abrechnung weiterleiten. Die Datenzuordnung zu den entsprechenden Formularfeldern erfolgt dabei automatisch.
Für projekt0708, selbst SAP Concur Partner Certified for Implementation, waren Zeiteinsparung und Kostentransparenz ausschlaggebend für den Umstieg: „Der Einsatz von SAP Concur im Geschäftsreisemanagement ermöglicht eine hohe Prozessoptimierung für Unternehmen. Durch diese Prozessverbesserungen rentieren sich die SAP–Concur-Lösungen für uns auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht.“, sagt Christoph Grünberg, Senior Consultant bei projekt0708.
Wie für Beratungsunternehmen typisch, sind bei projekt0708 die meisten der knapp 40 Mitarbeiter häufig unterwegs und bei Kunden vor Ort. Die manuelle Überprüfung und Buchung der einzelnen Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung verursachten bisher einen hohen Zeitaufwand.
Dank der vielseitigen Datenschnittstellen von der SAP-Concur-Lösungen war die Zuteilung der DATEV-Konten kein Problem und so sind Prüfung, Buchung und Freigabe nun mit wenigen Klicks erledigt.
„Von SAP Concur sind wir vor allem des Gesamtpakets wegen überzeugt, da es neben einer nutzerfreundlichen vor allem eine intuitiv nutzbare Lösung darstellt“, wie projekt0708-Geschäftsführer Michael Scheffler betont. „Endanwender kommen mit der Lösung gut zurecht.“
Durch die Zeiteinsparungen bei Reisekostenabrechnungen gewinnen die Mitarbeiter bei projekt0708 weitere Freiräume für ihre eigentliche Aufgabe, die Beratung der Kunden.
Mit Hilfe der Abrechnungssoftware können die Berater ihre Reisekosten nun auch sehr einfach den jeweiligen Projekten zuordnen, während dafür früher Excel-Tabellen ausgefüllt werden mussten. Das ermöglicht einen schnelleren und sicheren Überblick über die Kosteneffizienz der einzelnen Projekte im Gesamtcontrolling. Über SAP Concur lassen sich zudem schnell und einfach übersichtliche Reports erstellen und somit analytische Fragestellungen beantworten.
Daten und Unterlagen werden in der Cloud revisionssicher elektronisch abgelegt und gespeichert. Bei Finanzprüfungen kann problemlos auf die einzelnen Dokumente und Aufstellungen zugegriffen werden; das macht die Ablage in Aktenordnern überflüssig. Dadurch wird nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Umwelt entlastet.
