(openPR) Das SAP-Logistiktool LIS kann auch mit Studenten umgehen
Berlin, 09. Oktober 2006 - In nüchternen Zahlen betrachtet, hat die Berliner Freie Universität (FU) die Dimensionen einer mittleren deutschen Kleinstadt erreicht: 33.000 Studenten und 4.700 Beschäftigte lernen und lehren in elf Fachbereichen mit über 100 Studienfächern. Das jährliche Gesamtbudget für die Wissensvermittlung, Forschung und Verwaltung beträgt an der FU zirka 360 Millionen Euro. Dabei haben die Universitäten in der Vergangenheit an Autonomie bei ihrer Mittelvergabe gewonnen.
Aber dieser Gewinn an Autonomie und Wettbewerbsfähigkeit, welcher durch Hochschulvertrag, Zielvereinbarungen und eine Reihe hochschulgesetzlicher Änderungen erreicht wird, nimmt die Hochschulen in die jährliche Berichtspflicht über die Erreichung ihrer Ziele und des entsprechenden Mitteleinsatzes. Im Sinne einer effizienten Berichterstattung ist es daher notwendig, dass das Universitätspräsidium schnell, bequem und zuverlässig an jene relevanten Daten gelangt, die es auch für seine strategischen Entscheidungen benötigt.
Darum hat die FU in zweijähriger Zusammenarbeit mit dem Berliner Beratungsunternehmen Datatrain eine Lösung entwickelt, die das bisherige und unübersichtliche Konglomerat aus unterschiedlichen Datensammlungen diverser Excel- oder Access-Insellösungen zusammenfasst und es zentral in einem aktuellen SAP-System aufbereitet. „Doppelte oder gar widersprüchliche Informationen sind somit zukünftig ausgeschlossen“, erklärt der Geschäftsführer der Datatrain GmbH Mark Finley.
Gelöst wurde der gordische Knoten mit dem SAP Logistik-Informationssystem (LIS). Eigentlich für das industrielle Wirtschaftsleben von Unternehmen konzipiert, hat Datatrain exklusiv für die FU daraus eine flexible Datenbank für ihre universitären Ansprüche modelliert. Der Clou: Wer SAP für das Controlling einsetzt, hat auch den LIS-Baustein bezahlt, denn es gehört bereits zu den SAP-Kernanwendungen. Etwaige Zusatzkosten für die Anschaffung und Installation eines SAP Business Information Warehouse (SAP-BW) wurden der FU dadurch erspart. Denn die Datatrain-Entwicklung kommuniziert sowohl mit allen vorhandenen SAP-Datensätzen wie auch mit nicht ureigenen SAP-Daten.
Mit dieser systematischen und zentralen Datensammlung ist die Berliner Universität erstmals in der komfortablen Situation, quasi per Mausklick wichtige Informationen in kürzester Zeit abzurufen. „In der Vergangenheit wurden bei einem Auswertungswunsch die zuständigen Mitarbeiter angerufen und gebeten, die benötigten Daten aus den operativen Systemen zu beschaffen, aufzubereiten und bereitzustellen“, berichtet die FU-Projektleiterin Andrea Syring. Und da es für diese Recherche nur wenige Spezialisten gab, gerieten diese nicht selten in eine „Nadelöhrfunktion“, weil Personalengpässe die Ergebnisübergabe zum Auftraggeber verzögerten.
„Nun stehen die erforderlichen Daten den berechtigten Personen ‚auf Knopfdruck‘ zur Selbstbedienung bereit, ohne dass diese ein Expertenwissen über die Bedienung einer komplexen Verwaltungssoftware benötigen“, konstatiert Andrea Syring. Die beschleunigte Bereitstellung der Information befreit die Spezialisten von der Masse an Bagatell- und Standardanfragen, und sie können sich auf komplexe Auswertungen und Analysen von strategischer Relevanz konzentrieren.
Das System unterscheidet zwischen Experten, die direkt im SAP-Baustein LIS arbeiten und den Gelegenheitsnutzern, die wiederum einen eingeschränkten webbasierten Zugriff haben. Die einfache Handhabung und eine intuitive Menüführung setzen keine anspruchsvollen PC-Kenntnisse der Nutzer voraus, um zum Beispiel einen Jahresbericht des Fachbereiches Pharmazie in das Excelformat zu kleiden.
Die Statistik-Datenbank vereinfacht nicht nur den Zugriff auf steuerungsrelevante Daten sondern sie ist auch eine gute Plattform, Wissen über die eigene Institution sowie analytische Kompetenzen, über die bislang nur wenige Spezialisten verfügten, in die Breite zu tragen und so die Fähigkeit der Selbststeuerung einzelnen Organisationseinheiten zu unterstützen. „Wir gehen davon aus, dass der institutionelle Wissensbedarf in Zukunft wachsen wird“, sagt Andrea Syring. Und mit dieser Statistik-Datenbank sei eine gute Basis verfügbar, die den aktuellen Bedarf bedient, die neuen Anforderungen bewältigt und so das Wissensmanagement in einem entscheidenden Segment fördert.
„Diese Statistikdatenbank schließt die Lücken im Berichts- und Informationswesen der Feien Universität, ohne dass ein grundsätzlicher Neuaufbau ihrer Berichts- oder SAP-Struktur erforderlich war“, resümiert Mark Finley von Datatrain. Denn das LIS-Tool von SAP verwaltet nun Studenten statt Schrauben.
