(openPR) Das Schweizer Partnerunternehmen ImageWare implementiert Hummingbird-Lösungen für Dokumenten- und Records-Management sowie speziell auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Anwendungen
Zürich - 26. Juli 2006 - Mit einer neuen Enterprise Content Management-Lösung auf Basis von Hummingbird Enterprise bringt die Stadt Luzern ihr Informationsmanagement auf den neuesten Stand der Technik. Die Schweizer ImageWare AG, ein langjähriger Partner von Hummingbird (NASDAQ: HUMC, TSX: HUM), realisiert dabei eine speziell auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnittene Lösung.
Luzern ist der neuntgrößte der 26 Schweizer Kantone. Zur Gemeinde Stadt Luzern zählen rund 57.300 Einwohner. In der Verwaltung der Stadt Luzern kümmern sich ca. 1.500 Mitarbeiter um Administration, Verwaltung und die Anliegen der Einwohner. Grosse Mengen von Dokumenten in unterschiedlichsten Formaten - klassische Briefe und Anträge, elektronische Dokumente und Faxe - treffen aus diesem Grund jeden Tag bei der Stadtveraltung ein oder werden dort verfasst.
Obwohl der Anteil der elektronischen Dokumente ständig steigt - mehr als einer Million Papierdokumente im Jahr steht eine noch größere Menge an elektronischen Dokumenten gegenüber - stellte die Stadt Luzern im Zuge einer "Studie zum Thema Schriftgutmanagement" fest, dass das elektronische Management der Informationen nicht mehr den operativen Bedürfnissen entspricht. Die Dokumente wurden dezentral in den einzelnen Abteilungen abgelegt und nur zum Teil mit abteilungseigenen Dokumentenmanagement-Lösungen verwaltet. Die Unterlagen wurden häufig nicht nur in elektronischer und Papierform, sondern auch an verschiedenen Stellen redundant abgelegt. Darüber hinaus erschwerte die bisherige Handhabung eine Übersicht über die Einhaltung von Laufzeiten sowie das Klassifizieren von Informationen.
Neben einer effizienten Lösung für das Dokumenten- und Records-Management, die auch den Bereich Imaging-Management sowie das Verwalten von E-Mail berücksichtigt, wollte die Stadt Luzern den Datenaustausch mit den kantonale Stellen verbessern. Schnittstellen zur Übergabe von Metadaten oder Prozesse die regeln, wann welches Dokument wohin geliefert werden muss, sollten realisiert werden. Gleichzeitig sollte die neue Lösung allgemeine Sicherheitsaspekte bei der Dokumentenverwaltung wie z.B. Schutz vor Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden verbessern.
"Das Schriftgut-Management ist einer der wichtigste Administrationsprozesse der Stadt Luzern", erklärt Felix Zünd, Leiter Prozesse und Informatik der Stadtverwaltung. "Wir haben erkannt, dass eine effizientere Lösung für unser Informationsmanagement besonders in Bezug auf das ständig wachsende Volumen elektronischer Dokumente unverzichtbar ist."
Im Laufe einer umfassenden Evaluierungsphase setzte die Stadt Luzern zunächst auf den Einsatz einer Dokumenten- und Records Management-Lösung eines großen IT-Generalisten. Im Laufe des Prozesses setzte sich aber letztlich die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit dem Schweizer Systemhaus ImageWare AG durch, die mit den modularen Lösung von Hummingbird Enterprise und eigenen Zusatzentwicklungen am besten auf die individuellen Anforderungen der Organisation eingehen konnten. Die Entscheidung des Kantons Luzern ebenfalls Hummingbird einzusetzen sprach zusätzlich für die Lösung des ECM-Spezialisten.
"Die Lösung deckt nicht nur die gestellten Anforderungen ab sondern bietet außerdem ein sehr gutes Preisleistungsverhältnis", bestätigt Felix Zünd die Wahl von Hummingbird und ImageWare.
Zu den bei der Stadt Luzern eingesetzten Lösungen gehören das Dokumentenmanagement-System Hummingbird Enterprise DM und die Records Management-Lösung Hummingbird Enterprise RM sowie das Hummingbird Enterprise RM Administrator Tool. Die Zusatzentwicklungen IW-Thumbnailgenerator, IW-Import und IW-DB-Export von ImageWare unterstützen weitere Funktionen wie die Generierung von Vorschaubildern aus der Trefferliste einer Suchanfrage sowie den Import und Export bei Datenmigrationen. Ein gemeinsames Repository erleichtert den Austausch und Zugriff auf Dokumente sowie die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und vermeidet ein redundantes Ablegen der Daten.
Nach Aufbau der Basis IT-Infrastruktur für das Projekt Schriftgutmanagement (SGM) der Stadt Ende 2005 wurden die Lösungen in einem ersten Projektschritt in der Dienstabteilung Steueramt implementiert. Pünktlich vor der großen Steuererklärungsflut im März 2006 konnte das Steueramt den produktiven Betrieb aufnehmen, so dass alle Steuererklärungen bereits mit dem neuen DMS bearbeitet werden konnten.
Neben dem Einsatz der Hummingbird und ImageWare-Lösungen wurden auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen wie beispielsweise der Scanning-Lösung für die Steuerakten entwickelt oder Standard-Schnittstellen z.B. zur Steuerlösung NEST eingesetzt, um die Systeme zu integrieren.
In der aktuellen Phase der Realisierung wird die Lösung bei der Stadtkanzlei implementiert, die als Sekretariat die Geschäfte des Stadtrats und der Regierung aufarbeitet. Neben den bereits erwähnten Produkten kommt hier eine speziell für die Stadt Luzern entwickelte Geschäftskontroll-Lösung auf Basis von Hummingbird DM, RM sowie Hummingbird BI zum Einsatz. Sie unterstützt die Abwicklung und Kontrolle der Geschäfte der beiden Räte. Dazu gehört auch die Schnittstelle für die Publikation der Dokumente im Internet.
In weiteren Projektschritten sollen die Lösungen bis zum Herbst 2006 in der Abteilung Betreibungsamt und für die Kreditoren-Fakturen eingesetzt werden. Den Mitarbeitern der Verwaltung stehen nach Abschluss der ersten Phase insgesamt 400 Clients zur Verfügung. Ein weiterer Ausbau des Systems nach diesen Installationen ist ebenfalls bereits in Planung.
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