(openPR) Politiker und Behördenmanager treffen sich zum Verwaltungsgipfel Government Efficiency am 10./11. Mai in Berlin, um die Verschlankung staatlicher Verwaltungen voran zu bringen. Die Zutaten: Zentralisierung, Shared Services und Personalabbau. Die Key Note hält der Finanzminister des Landes Brandenburg, Rainer Speer.
In der "Verwaltung der Verwaltung" von Kommunen bis zum Bund schlummern Rationalisierungspotenziale in Milliardenhöhe, insbesondere in den Finanz- und Personalabteilungen. Die zentrale Zusammenfassung von Abteilungen und Prozessen in Shared Service Centern birgt das größte Sparpotenzial. Wozu benötigt jedes Ministerium eine eigene Personalabteilung? Warum nicht ein Rechenzentrum für zehn Kommunen? Warum keine Etablierung von Management-Standards der freien Wirtschaft im öffentlichen Sektor?
Der Druck steigt. Angesichts großer Haushaltslöcher und wieder steigender Steuern muss der Staat beweisen, dass er effizient arbeiten kann. Gelingt dies nicht, verliert der Staat seine Glaubwürdigkeit.
Die Referenten des Verwaltungsgipfels zeigen, dass und wie es geht. Unter der Leitung von Prof. Dr. Hermann Hill von der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer werden Modernisierungskonzepte vorgestellt, die in der Praxis erfolgreich funktionieren.
Best-Practice-Beiträge aus Brandenburg, Hessen und Bayern
Der brandenburgische Finanzminister Rainer Speer führt am Beispiel Brandenburgs in das Thema ein. Beim Aufbau der Neuen Länder nach 1990 wurden die Verwaltungen von vornherein schlank gehalten. Dennoch bestehen große Modernisierungspotenziale, insbesondere aufgrund technologischer Sprünge. Der demographische Wandel ist für die Verwaltungsmodernisierung ein Segen. Zahlreiche Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst wechseln in den kommenden Jahren in den Ruhestand. Der notwendige Personalabbau ist ohne soziale Härten möglich. Entscheidend ist ein beherztes Durchgreifen der politisch Verantwortlichen.
Als richtungsweisend gilt das Hessische Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC). Als Finanz- und Dienstleistungszentrum der Landesregierung nimmt es zentrale Aufgaben für rund 800 Dienststellen wahr. Kein anderes Bundesland hat die Zentralisierung betriebswirtschaftlicher Standardprozesse so weit voran getrieben. Voraussetzung war die Einführung einer einheitlichen IT-Systemlandschaft, für die das HCC ebenfalls verantwortlich war. Rolf Gerber, Leiter des HCC, gibt den Teilnehmern des Verwaltungsgipfels Einblicke in Aufbau, Betrieb, Kosten und Nutzen dieses Shared Service Centers.
Die Standardisierung und Konsolidierung aller Prozesse verfolgt auch die IuK-Landesstrategie des Freistaats Bayern. Walter Ganßer, Leiter der Zentralen IuK-Leitstelle beim Bayerischen Staatsministerium des Innern, fasst die Umsetzung der Ziele sowie Kosten und Nutzen in seinem Beitrag zusammen. Ganßers Botschaft: Man muss Verwaltungsabläufe vereinfachen, bevor man sie mit IT abbildet. Neben einer möglichst kostengünstigen Software-Standardisierung setzt die bayerische Regierung unter Ausnutzung herstellerunabhängiger Open-Source-Software auf ein leistungsstarkes Netz als Voraussetzung für den reibungslosen Zugriff auf zentrale Ressourcen und Dienstleistungen.
Aufbau von Management-Kompetenz
Strategien und Methoden der Geschäftsprozessoptimierung in der Bundesverwaltung verdeutlicht Beate Lohmann, Referatsleiterin Bürokratieabbau und Deregulierung im Bundesinnenministerium. Die Analyse von Standardprozessen legt die größten Optimierungs- und Rationalisierungspotenziale frei. Arbeitsprozesse lassen sich durch mehr Managementkompetenz und IT-Unterstützung mit weniger Personal und Zeit erledigen. Ein typisches Beispiel sind Reisekostenabrechnungen, deren Bearbeitung oft teurer ist als die abgerechnete Reise selbst.
Gabriele Kult, Geschäftsführerin Post & Public Services beim Beratungsunternehmen Accenture, belegt mit einer Studie die erhöhte öffentliche Wertschöpfung der Verwaltungen durch die Zentralisierung von Abteilungen und Prozessen über Behördengrenzen hinweg
Technologie alleine bringt wenig, weiß Wilhelm Kruth, Leiter des Gemeinsamen Gebietsrechenzentrums Köln, ein Betrieb des Landes Nordrhein-Westfalen. IT-Mann Kruth betont die Bedeutung von motivierten und guten Mitarbeitern bei technisch möglichen Rationalisierungsprozessen. Sein Vortrag „Controlling-Instrumente zur Identifizierung von Leistungsstärken und Einsparpotenzialen in der öffentlichen Verwaltung“ basiert auf mehreren Jahrzehnten Erfahrung in diesem Bereich.
Beispiele aus Österreich und der Schweiz
Inge Schmalz, Regionalmanagerin der Region Süd im österreichischen Bundesministerium der Finanzen verdeutlicht am Beispiel der Finanzämter, dass Personalabbau und deutliche Kosteneinsparungen mit Hilfe eines professionellen Change Managements auch in großen Verwaltungen effizient und sozialverträglich umgesetzt werden können. Entscheidend sind Wille und Rückendeckung der Politik.
Ebenfalls aus der Finanzverwaltung stammt der Schweizerische Beitrag: Marcel Paolino, Projektleiter Shared Service Center Bund beim Eidgenössischen Finanzdepartement beschreibt den Weg zur Zentralisierung und Konsolidierung der Standardaufgaben seiner Behörde. Von der Machbarkeitsstudie über die Umsetzung bis hin zu den tatsächlichen Einsparungen und Lehren erhalten die Teilnehmer einen kompletten Projektleitfaden.
Kommunen: Zwang zur Effizienz
Seien es Schlaglöcher in den Straßen oder fehlende Kita-Plätze - bei den Kommunen führen Haushaltslöcher zu Leistungseinbußen, die für jedermann ersichtlich sind. Der Zwang zur Effizienz ist auf kommunaler Ebene eine unmittelbare Lebenserfahrung.
Zwei Beiträge zeigen auf, wie Verwaltungsmodernisierung in Kommunen funktionieren kann:
Norbert Fröschle, Sprecher der Fraunhofer eGovernment Zentrums, gibt den Teilnehmern mit seinem Vortrag „Kommunale Verwaltung im Effizienzumbruch“ Instrumente zur Kosten-Nutzen-Berechnung bei eGovernment-Projekten an die Hand. Wo liegen die Einsparungen? Was kostet das Projekt? Ab wann wird Gewinn gemacht? Die Methoden kommen in verschiedenen Großstädten zum Einsatz.
Dr. Bernd Schmitt berichtet aus der eGovernment-Modellstadt Würzburg: Schneller, besser, effizienter sind die Schlagworte seines Beitrags „Würzburg integriert“. Er schildert den Umbau und die konsequente Ausrichtung einer Großstadt-Verwaltung auf Instrumente und Methoden des eGovernments.
Expertengespräche und Kaminrunden
Im Rahmen des Verwaltungsgipfels stehen Experten von IBM, Oracle, Accenture und weiteren Lösungsanbietern in Kaminrunden und Einzelgesprächen zu Fragen der praktischen Umsetzung von Modernisierungsprojekten zur Verfügung. Die Veranstalter arrangieren diese Gespräche im Vorfeld des Gipfels.
Eine erste Expertenrunde beschäftigt sich mit der Übertragbarkeit von Shared Service Center Modellen von der Wirtschaft auf die Verwaltung. Eine weitere Kaminrunde widmet sich den Themen Innovation, Produktivität und Wertschöpfung. Die dritte Expertenrunde diskutiert die Frage, welche Prozesse von externen Dienstleistern geleistet werden können.
Die Teilnahme ist an eine Leitungsposition gebunden und kostet 250 Euro.
Infos und Kontakt: www.econique.com
Zum Veranstalter:
econique bietet Entscheidungsträgern und Beratern der höchsten Ebenen aus Wirtschaft und Staat exklusive Diskussionsforen für strategische Fragen.
Das Unternehmen veranstaltet zeiteffektive Business Briefings für CxOs bei maximaler Interaktion in Form von Diskussionsrunden, Seminaren und Einzelgesprächen. Im Rahmen eines strategischen Themenkomplexes bringt econique die wichtigen Entscheider, Multiplikatoren, Wissensträger und Berater persönlich zusammen. Die Teilnahme an den geschlossenen Gipfelveranstaltungen ist nur auf Einladung möglich.
Auf diese Art haben sich stetig wachsende Elitenetzwerke gebildet, die den informellen Austausch von Strategien, Konzepten, Methoden und Hintergrundinformationen ermöglichen.
Mit einer aktuellen Produktion von rund 22 Gipfelkonferenzen pro Jahr ist econique ein führender unabhängiger Veranstalter von Entscheiderdialogen im deutschsprachigen Raum.
