(openPR) - Entlastung der Verwaltung und vollere Kassen: Immer mehr Kommunen holen sich für Inkasso und Mahnwesen Unterstützung bei privatwirtschaftlichen Partnern.
- Professionelle Inkasso-Unternehmen stehen der Kommunalwirtschaft bei der gesamten Prozesskette des Forderungseinzugs zur Seite – von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang.
- Kommunen sollten bei der Auswahl und Beauftragung eines Inkasso-Dienstleisters auf dessen besondere Verantwortung, seine ethischen Grundsätze, moderne EDV-Lösungen und eine Beitreibungsphilosophie achten, raten die Experten der HFG Gruppe (www.hfg.de).
Hamburg, 2. April 2014 – Konzerne und der Mittelstand haben es vorgemacht, jetzt ziehen auch immer mehr Kommunen nach: Während es mittlerweile für Unternehmen jeder Größe bereits seit Jahren normal ist, für das Forderungsmanagement und den Forderungseinzug auf Inkasso-Dienstleister zurückzugreifen, setzen die lokalen Gebietskörperschaften erst seit Kurzem vermehrt auf professionelle Inkassounternehmen.
Zum einen suchen sie kosteneffiziente Wege, um den Verwaltungsaufwand und die Arbeitsbelastung zu reduzieren, zum anderen erhoffen sie sich eine sinkende Ausfallquote und mehr Liquidität für die meist klammen Kassen.
Dabei ist die zugrundeliegende Rechnung denkbar einfach: Dadurch, dass professionelle Inkasso-Dienstleister über entsprechend spezialisierte EDV-Lösungen verfügen und jeden Tag mit hunderten oder tausenden von offenen Rechnungen zu tun haben, können sie den Forderungseinzug effizienter als einzelne Verwaltungsangestellte betreiben, deren Hauptaufgabe nicht im Mahnwesen liegt.
Insbesondere für die konsequente Bearbeitung der sogenannten „Kellerakten“ und Kleinstforderungen fehlen in den meisten Städten und Kommunen schlicht die Ressourcen im eigenen Haus. Mit fatalen wirtschaftlichen Folgen, denn bundesweit summieren sich die Kosten des kommunalen Forderungsausfalls auf zweistellige Millionenbeträge, wie Experten schätzen.
„Kommunale Haushalte können ohne zusätzlichen Aufwand durch erfahrene Inkasso-Dienstleister deutlich entlastet werden – arbeitstechnisch und finanziell. Die Durchführung des kaufmännischen Mahnverfahrens kann auf dem kommunalen Briefpapier im Namen des Auftragsgebers durchgeführt werden. Auch die elektronische Zahlungseingangsüberwachung bis hin zur Archivierung und der Langzeitverfolgung kann ausgelagert werden“, betont Sandra Szech, Geschäftsführerin der HFG Gruppe (www.hfg.de), die bereits seit 1998 auch für Kommunen erfolgreich tätig ist.
Hohe Anforderungen ans kommunale Inkasso: Erfahrung, Know-how und Dialogbereitschaft
Die Kommunen haben genaue Vorstellungen von „ihrem“ Inkasso-Anbieter, wie Sandra Szech aus ihrer täglichen Arbeit mit öffentlichen Verwaltungen zu berichten weiß: „Bereits im ersten Beratungsgespräch drehen sich die Fragen meist um die mitarbeiterfreundliche Abwicklung sowie die Softwarelösungen für die Datenübermittlung und -aufbereitung. Die Verantwortlichen der Kommunen rechnen mit spitzem Bleistift und richten ihr Denken vor allem nach Effizienzkriterien aus. Schließlich geht es darum, die Verwaltung spürbar zu entlasten.“
Auf der Suche nach geeigneten Inkasso-Dienstleistern entscheiden sich die Kommunen in der Regel für einen der Marktführer – Anbieter mit hervorragendem Leumund, viel Erfahrung und speziellem Know-how. Laut Sandra Szech von der HFG Gruppe gibt es hierfür zwei entscheidende Gründe: „Zum einen suchen Kommunen nach Anbietern mit schlanken und IT-gestützten Prozessabläufen. Größere Inkasso-Unternehmen mit entsprechender Spezialisierung im Mengengeschäft sind einfach besser aufgestellt als kleine Betriebe. Zum anderen ist ein Höchstmaß an Seriosität gefragt. Denn Gemeinden und andere Gebietskörperschaften suchen zu recht verlässliche Dienstleister, von denen keine Gefahr für das Ansehen der Kommunalwirtschaft zu befürchten ist.“
Rechnungen zu bezahlen ist zwar eine Bürgerpflicht, aber die Achtung der Menschenwürde, die Gleichbehandlung und die Gerechtigkeit ist im kommunalen Inkasso unverzichtbar. Benötigt werden Dienstleister mit Fingerspitzengefühl und Dialogbereitschaft. Die Bürger dürfen keinesfalls das Gefühl haben, in die Fänge von „Geldeintreibern“ geraten zu sein. Denn unlautere Geschäftspraktiken werden von den Kommunen nicht toleriert, selbst in Zeiten klammer Kassen. Die öffentliche Hand schätzt es, wenn Inkasso-Unternehmen wie HFG gesprächsbereit sind und mit den säumigen Zahlern individuelle Rückzahlungslösungen vereinbaren, anstatt sofort mit überzogenen Mahnkosten und dem Gang vor Gericht zu drohen.
Problem der Kleinstforderungen und der „Altlasten“ im Keller
Generell denken und arbeiten Inkasso-Unternehmen über längere Zeiträume, als es bei kommunalen Verwaltungen der Fall ist, die häufig unter dem ihnen zugewiesenen Arbeitsaufwand zu ersticken drohen. Und das nicht nur bei dem sogenannten Langzeitinkasso, sondern auch bei vermeintlich wertlosen 'Kellerakten'. „Zu Beginn unserer Zusammenarbeit mit den einzelnen Kommunen sichten wir auch regelmäßig je nach Mandantenwunsch die vorhandenen Akten und Forderungen, auch vor Ort. Dabei finden sich immer wieder titulierte Fälle, die längst nicht mehr nachverfolgt werden. Hierdurch lassen sich zum Teil beträchtliche Erträge erzielen. Dem kommunalen Haushalt können so zusätzliche Gelder zugeführt werden, die der Kämmerer gar nicht mehr einkalkuliert hatte“, sagt die HFG Inkasso Expertin Sandra Szech.
„Die Kommunen können aus der Zusammenarbeit mit einem geeigneten und erfahrenen Inkasso-Dienstleister Arbeitsentlastung, Zeitersparnis und zusätzliche Einnahmen erwarten. HFG als Spezialist im Mengengeschäft und dem Langzeitinkasso sorgt auch auf lange Sicht durch den Ausgleich von offenen Forderungen für eine verbesserte Liquiditätssituation.“ So werden die Mitarbeiter der Kommune durch professionelle Inkasso-Dienstleister bei ihrer täglichen Arbeit entlastet.
Weitere Informationen zum modernen Forderungsmanagement und seriösen Inkasso für Kommunen unter www.hfg.de.
