(openPR) Bochum, 21.03.2014: Wer zum Firmenjubiläum einlädt, gestaltet den ganzen Tag als ereignisreichen Event – und das immer häufiger mit Unterstützung von erfahrenen Eventagenturen.
Die Planung eines Jubiläumsfestes ist aufwendig, kosten- und zeitintensiv. Das bestätigt auch Sandra Rappl, Geschäftsführerin der Bochumer Eventagentur REVIERKÖNIG: „Aber ein Firmenjubiläum ist auch immer wieder ein willkommener Anlass, sich bei seinen Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern für die jahrelange Loyalität und Unterstützung zu bedanken und Beziehungen zu intensivieren“, sagt die Expertin. „Eine Feierlichkeit aus Anlass eines Firmenjubiläums setzt Zeichen – insbesondere in schwierigen Wirtschaftszeiten. Das Firmenjubiläum sollte somit auch durch eine entsprechende PR-Arbeit begleitet werden.“
Das Firmenjubiläum als Marketing- und PR-Ereignis. Denn es bietet eine gute Möglichkeit, wieder in den Medien präsent zu sein und neue Produkte und Dienstleistungen bekannt zu machen.
Eine Firma, die ihr Jubiläum im größeren Rahmen feiern will, sollte mit der Planung frühzeitig anfangen. Sandra Rappl rät: „ Als Faustregel würde ich zwischen 6-8 Monate anraten, denn ein Jubiläum umfasst mehr als nur die Organisation von Essen und Trinken.“ Wichtig ist der Agenturinhaberin der „rote Faden“ der Veranstaltung. Die Leitidee, die der ganzen Veranstaltung ein Profil gibt und sich vom Keyvisual über die Locationauswahl und das Rahmenprogramm bis hin zum Catering und dem Dekokonzept durchzieht.
Agenturen wie der REVIERKÖNIG kommen immer dann zum Einsatz, wenn sich der Einladende ganz auf seine Aufgabe als Gastgeber konzentrieren und all das, was Stress bereiten könnte, in die Hände von Profis legen möchte. „Wir planen und organisieren im Hintergrund und halten den eigentlichen Hauptpersonen damit den Rücken frei“, sagt Rappl.
Dabei können auch Teilaufgaben an Mitarbeiter delegiert werden. Wichtig hier, Projektteams festlegen und Zuständigkeiten mit Deadlines definieren – am besten im Rahmen einer Milestoneplanung. Dann weiß jeder, wer, was bis wann zu tun hat. Und auch das Budget sollte im Vorfeld festgelegt und auf die Teilbereiche heruntergebrochen sein. Damit es in der Umsetzungsphase nicht zu Engpässen kommt, sollte eine entsprechende Reserve berücksichtig werden. Eventagenturen wie der REVIERKÖNIG übernehmen hier gerne das Budgetcontrolling.
Ebenfalls durchdacht sein sollte der richtige Zeitpunkt des Firmenjubiläums. Am besten nicht in den Schulferien und auch Feiertage mit anschließenden Brückentagen sollten ausgeklammert werden. An wichtige Vertreter von Kammern und Verbänden,
Behörden, Parteien, Kunden- und Geschäftspartnern kann im Vorfeld eine „Safe the Date“-Nachricht verschickt werden. Mitarbeiter und deren Angehörige können mit einem kurzen Anschreiben oder auch über das Intranet informiert werden. So ist gewährleistet, dass der Termin bei vielen Teilnehmern schon mal geblockt ist.
Frühzeitig sollte auch die Presse über die bevorstehende Feierlichkeit informiert werden. Ein kleines Vorab-Event ggf. mit Führung auf dem Betriebsgelände bei dem Fotos von Firmenchef oder auch Gründer samt Firmengelände getätigt werden können, erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Berichterstattung. Pressemappen und geeignetes Fotomaterial sollten früh genug erstellt und abrufbar sein.
Beim großen Thema „Logistik“ sollte an alle Zielgruppen gedacht werden. Besucher brauchen Anfahrtsskizzen oder eine navigationstaugliche Adresse der Festivität. Caterer, Festzeltvermieter und Lieferanten von Rahmenprogrammen ggf. eine andere Adresse. Für ausreichende Parkplätze – insbesondere für VIP-Gäste mit begrenzten Zeitressourcen - ist ebenfalls zu sorgen.
Als probat hat sich bislang erwiesen, den Programmablauf, wie Grußworte, Reden, Essen und weitere Programmpunkte in der Einladungskarte mit Zeitangaben zu kommunizieren. Hilfreich, diese von einem professionellen Moderator einhalten und steuern zu lassen.
Und auch wenn Vorbereitungs- und Umsetzungsphase abgeschlossen sind und der Gastgeber durchatmet, ist noch lange nicht Alles an Arbeit getan. Eine entsprechende inhaltliche und visuelle Aufbereitung des Tages für Mitarbeiter- und Kundenzeitschriften, Intranet und Internet und auch Social-Media-Kanäle sollte zeitnah erfolgen. Eine Dankeskarte an alle Teilnehmer und der Versand einer kleinen Aufmerksamkeit zur Erinnerung an diesem Tag hat spätestens 3-5 Tage nach dem Firmenevent zu erfolgen. Und last but not least: eine gute Dokumentation von Ablauf und Planung ist die halbe Miete für den nächsten Event.
