(openPR) Düsseldorf, 23. Januar 2006 – Wo ist welcher Mitarbeiter am besten eingesetzt? Welche Qualifikationen erfordert der Kundenbedarf von heute und morgen? Die Antworten auf diese Fragen sind ebenso komplex wie bedeutsam für den unternehmerischen Erfolg. Kein Management kann sich heutzutage eine unkoordinierte Planung und Steuerung von Personalressourcen leisten. Abhilfe verschaffen technologische Lösungen, die Mitarbeiterprofile systematisch erfassen, zentral verwalten und dezentral bereithalten.
„Elektronische Personalakten bilden die Basis für ein effizientes Personalmanagement“, sagt Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. „Dadurch eröffnen sich messbare Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorteile.“ Sind spezielle Fachqualifikationen erforderlich, kann digital nach einem passenden Mitarbeiterprofil gesucht werden. Stark nachgefragte, aber lückenhafte Kenntnisse eigener Kräfte können schnell erkannt und mit gezielten Fördermaßnahmen geschlossen werden.
Von digitalen Personalakten profitieren
Optimierte Datenprozesse gewinnen im Personalmanagement an Bedeutung. Die Dokumenten-Spezialisten der Behrens & Schuleit GmbH (www.behrens-schuleit.de) empfehlen den Einsatz von DMS-Systemen. Die wichtigsten Vorteile sind:
1. Zentrale Datenverwaltung: Eine zentrale Erfassung von Personaldaten ermöglicht eine einheitliche und vollständige Verwaltung aller Profile, Verträge und Schriftwechsel. Zeitraubende Recherchen gehören der Vergangenheit an.
2. Dezentraler Zugriff: Ortsunabhängig ist ein schneller und zielgenauer Datenzugriff möglich. Personalmanager können freie Personalkapazitäten einstellen und zusätzliche Ressourcen anfordern.
3. Zuverlässiger Datenschutz: Viele Personaldaten sind vertraulich. DMS-Systeme garantieren die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen. Abgestufte Zugriffsrechte sorgen für einen kontrollierten und begrenzten Dateneinsatz.
4. Schnelle Prozesse: Ein effizientes Personalmanagement erfordert kurze Reaktionszeiten und schnelle Abläufe. DMS-Systeme beschleunigen Routineaufgaben und schaffen mehr Raum für die Betreuung von Mitarbeitern.
5. Sichere Dokumentenablage: Gerade sensible Personalakten erfordern eine sichere Datenhaltung. Digitale Lösungen erleichtern die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben und gewährleisten eine dauerhafte Archivierung.
Großer Handlungsbedarf besteht vor allem bei Filialbetrieben – sie stehen gerade im Bereich der Personaladministration vor immer größeren Herausforderungen. Deshalb beauftragte der Textilkonzern C&A Mode KG den Dokumenten-Dienstleister Behrens & Schuleit mit der Digitalisierung von rund 16.000 Personalakten. Die Personaldaten werden zunächst klassifiziert, standardisiert und anschließend in ein leistungsfähiges Personalmanagement-System integriert. Hier stehen sie autorisierten Mitarbeitern zum schnellen und zielgenauen Abruf zur Verfügung. Die Erkenntnis, wie lohnend diese Form des Personalmanagements ist, setzt sich in der Wirtschaft immer mehr durch. So verzeichnet Behrens & Schuleit auch zunehmend Anfragen aus dem Mittelstand. Zu Recht: „Schon für Unternehmen ab rund 20 Mitarbeitern kann die digitale Personalakte große Potenziale mit einem schnellen Return-of-Investment bieten“, betont Geschäftsführer Thomas Rick.
Über Behrens & Schuleit GmbH
Seit 75 Jahren unterstützt die Behrens & Schuleit GmbH Kunden bei allen Fragen rund ums Dokument. Das in Düsseldorf ansässige Unternehmen ist auf Herausforderungen im Bereich Business Process Outsourcing (BPO) spezialisiert und bietet Beratung, Lösungen und Services aus einer Hand. Ein technisch und betriebswirtschaftlich geschultes Team kombiniert traditionelle und moderne Lösungen zu einem effizienten Gesamtkonzept. Zu den Kunden zählen Konzerne, Einzel- und Mittelstandsunternehmen.
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