(openPR) ELO Digital Office auf der CeBIT 11 in Halle 3, Stand F30:
Stuttgart, 1. März 2011 – ELO Digital Office präsentiert auf der CeBIT in Halle 3, Stand F30 sein neues Lösungspaket ‚ELO DMS Desktop für Microsoft Office’. Im Markt bisher einzigartig bietet der Stuttgarter Software-Hersteller damit allen Microsoft Office-Nutzern umfangreiche Funktionen im Bereich Dokumenten-Management (DMS) – und dies direkt aus ihrer bevorzugten Anwendung heraus. Dabei ist die ELO-Software nahtlos in Microsoft Office integriert. Die Anwender brauchen also keinen speziellen DMS-Client zu installieren und sich in diesen einzuarbeiten. Sie arbeiten einfach wie gewohnt weiter. Das zentrale Rückgrat des Pakets sind die ELO Server-Komponenten.
Viele Unternehmen scheuen sich noch vor dem Einsatz eines DMS. Sie fürchten einen hohen Implementierungs-, Kosten- und Schulungsaufwand. Um dieser Zielgruppe dennoch dessen Vorteile praxistauglich nahe zu bringen, hat ELO sein DMS Desktop-Paket geschnürt. Das kostengünstige neue Produkt steigert die Produktivität des Anwenders, da er das DMS-Funktionsspektrum direkt in der ihm vertrauten Arbeitsumgebung nutzen kann. Schließlich ist Microsoft Office nach wie vor die Nummer 1 in der Bürokommunikation.
Nahtlos verzahnt auf Basis von .NET
Das nahtlose Zusammenspiel der ELO DMS Desktop-Komponenten mit Microsoft Office basiert auf .NET-Technologie und bezieht sich auf Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Dabei agiert Microsoft Outlook als ELO-Client, der die Microsoft-Anwendung um wertvolle DMS-Funktionen erweitert:
• Anwender können direkt aus Outlook auf das DMS-Archiv zugreifen.
• Dokumente werden in allen gängigen Formaten komfortabel angezeigt.
• E-Mails können einfach direkt per Drag&Drop in das Archiv geschoben werden.
• Auch das Ein- und Auschecken von Dokumenten in das Archiv ist möglich. Der Anwender sucht aus der Outlook-Oberfläche im gesamten Archiv nach den gewünschten Informationen und erhält die Trefferlisten direkt und übersichtlich in Outlook angezeigt.
Geht es dagegen um Texte, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen, kommt das ELO Add-In für Microsoft Office zum Tragen. Excel ist das Tool für Analysen, Berechnungen und grafische Darstellungen, während PowerPoint das Werkzeug für Präsentationen ist. Angebote, allgemeine Anschreiben oder Verträge werden in der Regel mit Microsoft Word verarbeitet. Verfasst also ein Mitarbeiter beispielsweise ein Anschreiben und will den Wortlaut des letzten Schriftwechsels mit dem Kunden einsehen, so profitiert er von dem Add-In: Direkt aus Microsoft Word heraus kann er die gewünschte Korrespondenz im ELO-Archiv suchen und sich darstellen lassen.
Anwender können ihre Dokumente wie gewohnt in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint öffnen und speichern. Den Unterschied macht der Speicherort: Statt auf der lokalen Festplatte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk liegen die Dokumente sicher und geschützt im zentralen Archiv. Zudem stehen DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die Versionshistorie zur Verfügung. Der User kann einfach durch die Archivstruktur navigieren und die relevanten Dokumente abrufen. Darüber hinaus ist natürlich auch der Zugriff direkt über den Fileserver auf das zentrale Archiv möglich.
Um eine leistungsstarke Suche im kompletten Archiv sicherzustellen, umfasst das neue Paket auch die ELO iSearch-Funktion. Diese beinhaltet neben der Tippfehlerkorrektur („Meinten Sie…?“) die Möglichkeit, Begriffe mit UND, ODER und NICHT zu verknüpfen. Außerdem sorgt die linguistische Suche dafür, dass Begriffe in ihre Grundformen zerlegt werden. So werden z. B. bei der Recherche nach „Buch“ auch Treffer mit „Buches“, „Bücher“, „Büchern“ oder „Handbuch“ gelistet.
‚ELO DMS Desktop für Microsoft Office’ wird auch das Thema der kommenden ELO Business-Breakfast-Events sein, die im Frühjahr starten. Ziel der Veranstaltungen ist, den Teilnehmern an einem Vormittag einen komprimierten Überblick über das neue Lösungspaket zu vermitteln.
