(openPR) Energieversorger setzen auf Expertise von Scanpoint bei der Digitalisierung von Altdokumentationen
Waldbronn – Auftrag erteilt: Die Scanpoint Deutschland GmbH digitalisiert die komplette Altdokumentation der technischen Anlagen der MVV Energie. Der Scandienstleister gewann eine entsprechende Ausschreibung der mit der Projektleitung beauftragten 24/7 Netze GmbH, einer Shared Service Gesellschaft des MVV-Konzerns. Die Auftragsabwicklung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen bei der MVV Energie sowie einer weiteren Shared Service Gesellschaft, der 24/7 IT-Services GmbH. Scanpoint beginnt in Kürze, circa 850.000 Blatt im Format DIN A5 bis DIN A0 zu scannen und zu verschlagworten. MVV optimiert somit den Zugriff auf rund 4.300 Aktenordnern inkl. 2.600 Hängeregistern, in denen die Altdokumentationen derzeit noch aufbewahrt werden.
Energiekonzerne müssen – so schreibt es der Gesetzesgeber vor –die zu ihren Kraftwerken und Anlagen gehörigen Dokumentationen über Jahrzehnte aufbewahren. Dazu gehören sowohl beschreibende Texte als auch großformatige Zeichnungen. Deren Bereithaltung in papiergebundener Form nimmt nicht nur Platz in Anspruch, sondern ist auch dem Risiko eines Verlustes durch Brand oder Wasserschäden ausgesetzt. Außerdem ist der Zugriff darauf zeitaufwändig und mühsam. Diese Probleme wollte die MVV Energie AG, Deutschlands größtes börsennotiertes Stadtwerke-Netzwerk, gemeinsam mit ihrem Tochterunternehmen, der Netzgesellschaft 24/7 Netze GmbH lösen. Deshalb startete die 24/7 Netze GmbH in Ihrer Eigenschaft als Betreiberin der MVV-Netze und –Anlagen eine Ausschreibung und suchte einen Dienstleister, der die Altdokumentationen der technischen Anlagen professionell und zu einem attraktiven Preis digitalisiert. Das zu verarbeitende Dokumentenvolumen beläuft sich auf ca. 850.000 Blatt mit einem Mix aus Formaten von DIN A5 bis DIN A0, die derzeit noch in 4.300 Aktenordnern inkl. 2.600 Hängeregistern aufbewahrt werden.
Den Zuschlag erhielt die Scanpoint Deutschland GmbH. „Neben dem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns die logistische Planung sowie die ISO-9000-Zertifizierung davon überzeugt, dass Scanpoint der richtige Partner ist“, erläutern die Projektverantwortlichen bei der 24/7 Netze GmbH und der 24/7 IT-Services GmbH.
Damit digitalisiert und verschlagwortet Scanpoint in enger Abstimmung mit 24/7 Netze GmbH, 24/7 IT-Services GmbH und MVV Energie das gesamte Dokumentenvolumen in mehreren Chargen. So ist sichergestellt, dass die Dokumente maximal zwei Wochen außer Haus sind. Den Transport übernimmt der Scanpoint-eigene Hol- und Bringservice. Die digitalisierten Images erhält der Auftraggeber auf DVD. Definiertes Zielformat für Texte und Schwarz-Weiß-Zeichnungen ist das TIFF-Format. Farbige Zeichnungen, Pläne und Fotografien werden in Farbe gescannt. Anschließend erfolgt eine Komprimierung mit dem LuraDocument PDF Compressor, sodass die Dateigröße auch bei farbigen Dokumenten so gering wie möglich bleibt. Ebenfalls auf der DVD befindet sich die Indexdatenbank zur Überführung der Images in das Enterprise-Content-Management-System OS.5|ECM der Firma Optimal Systems GmbH, Berlin. Die MVV Energie setzt seit 1998 das nach TÜVIT/VOI-Kriterien zertifizierte System konzernweit ein. Nach dem Scannen werden die Akten bei Scanpoint Deutschland in den ursprünglichen Zustand versetzt und an den Auftraggeber zurück geliefert.
