(openPR) DOCUsystem GmbH stellt neue Softwarelösung für eine „externe Poststelle“ vor
Rödermark, 11. März 2008. Mit einer neuen Softwarelösung der DOCUsystem GmbH aus Rödermark wird das Dokumenten-Management jetzt erstmals auch für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant. Diese Lösung eignet sich besonders für das Drucken, Kuvertieren und Versenden ausgehender Post. „Bislang war dies eher ein Thema der Großunternehmen mit einigen tausend Sendungen am Tag“, beschreibt Geschäftsführer Jürgen Scheer die Situation, „Durch unsere neue Entwicklung ist der rentable Einsatz aber nun schon bei viel kleineren Mengen oder auch nur bei sporadischem Einsatz gewährleistet“.
DOCUway, so der Name des neuen Produktes, ist Web basiert und wird quasi als Druckertreiber eingesetzt. Scheer: „Die Software ist extrem einfach zu installieren und kompatibel zu allen gängigen Anwendungen.“ Die Umstellung des Postausgangs auf die externe Dienstleistung von DOCUsystem lasse sich daher schnell und ohne Anpassungskosten realisieren. So eignet sich dieses Angebot gleichermaßen für die tägliche Briefpost wie für zeitlich begrenzte Einsatzzwecke wie Mahnläufe, Einladungen oder Rechnungen.
Im Unternehmen kann die Briefpost in der gewohnten Form geschrieben und bearbeitet werden. Statt sie dann lokal zu drucken wird der Brief mit ein paar Mausklicks online verschickt – um den Rest kümmert sich DOCUsystem. „Das Einsammeln der Post im Hause fällt ebenso weg wie der Weg zum Briefkasten“, erläutert Jürgen Scheer die Vorteile, „zudem ist keine Lagerhaltung von Briefbögen, Kuverts und Briefmarken mehr nötig“. Schließlich könnte auch auf teure Kuvertier- und Frankiermaschinen verzichtet werden, die in vielen Unternehmen ohnehin nur sehr selten zum Einsatz kämen. Eine solche „externe Poststelle“ erziele schon bei geringem regelmäßigem Volumen Einsparungen von bis zu 50 Prozent.
Durch das Zusammenführen verschiedener Aufträge und die gemeinsame Posteinlieferung lassen sich zudem Portorabatte realisieren, die ein einzelnes Unternehmen nicht erreichen könnte. Jürgen Scheer weiß: „Diese Rabatte tragen bereits einen Teil der notwendigen Aufwendungen – günstiger kann Regelkommunikation per Brief heute nicht umgesetzt werden.“
Selbstverständlich wird bei DOCUsystem allen Belangen der Sicherheit besonderes Augenmerk geschenkt. „Wir nehmen den Schutz der Kundendaten sehr ernst“, betont Scheer. Die Datenübertragung erfolge verschlüsselt und auch die hausinterne Technik sei mehrfach gesichert. Jürgen Scheer: „Sensible Daten, wie Rechnungen oder auch Versicherungsvorgänge sind bei uns genauso sicher wie in den Unternehmen selbst.“
2.720 Zeichen
