(openPR) Trotz verschärften Gesetzesbestimmungen sträflich vernachlässigt: Das revisionssichere Speichern von geschäftlichen E-Mails. Die Bonner Concrete Logic GmbH klärt in einer Veranstaltungsreihe zu diesem Thema auf.
Bonn, 01.09.2007 Explosionsartig steigt die Flut der zu speichernden E-Mails.
Technisch sind die E-Mail-Server schon längst nicht mehr verwaltbar. Deswegen werden sie in spezielle Archivierungssysteme ausgelagert. Laut einer aktuellen SoftTrust-Studie liegen auf dem E-Mail-Server bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen. Umso erstaunlicher ist es, dass nur rund ein Drittel der befragten Unternehmen angeben, ihre E-Mails geordnet zu archivieren. Dabei kann eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung (§ 370 AO) mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren, oder als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 EUR geahndet werden.
Um solchen Auswirkungen frühzeitig entgegenzusteuern, bietet die Concrete Logic GmbH aus Bonn am 28.September ihren nächsten kostenfreien Workshop zum Thema „rechtliche Aspekte der E-Mail-Archivierung“ an. Rechtsanwalt Christoph Janning stellt sein „Insiderwissen“ auf diesem Gebiet zur Verfügung und erklärt die aktuelle Gesetzeslage und erläutert die Konsequenzen gesetzeswidrigen Verhaltens. So müssen etwa alle geschäftlichen E-Mails nachweisbar vollständig, ursprünglich, unveränderbar und wieder auffindbar aufbewahrt werden. Der bloße Ausdruck oder die Abspeicherung auf CD- Rom zum Beispiel erfüllt zumindest eines dieser Kriterien nicht, weil der Inhalt vorher manipuliert werden kann. Verpflichtend ist auch, die archivierten Daten maschinell auswertbar bereitzustellen. Wer dies missachtet muss mit Sanktionen der Finanzverwaltung rechnen. Ab 2008 kann die E-Mail-Archivierung sogar bei der Beschaffung von Fremdkapital eine Rolle spielen. Dann nämlich tritt offiziell das Gesetz „Basel 2“ in Kraft, einer EU-weiten Regelung für die Kreditvergabe und die Kreditbedingungen. Die Beherrschung der IT-Risiken gilt dann als wichtiger Rating-Faktor des Unternehmens bei den Kreditgebern.
Wie solche Auflagen und Änderungen des Fiskus in der Praxis eingehalten werden können, klärt im Laufe der Veranstaltung Experte Friedhelm Magin von der Concrete Logic GmbH. Neben vielen nützlichen Ratschlägen stellt er das Archivierungssystem iMarc vor und erläutert unter anderem, warum mit diesem System typische Compliance-Fehler, wie das Löschen einer E-Mail, ausgeschlossen sind.
iMarc ist jedoch mehr als ein elektronisches Ablagesystem – es ist eine Emailmanagementlösung. E-Mails können zum Beispiel abhängig vom Inhalt direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet oder der jeweiligen IT-Anwendung zur Verfügung gestellt werden. Telekommunikationsunternehmen haben die Möglichkeit, mit der ASP- Lösung der Firma Concrete Logic zusätzlich zum Internetzugang und zur E-Mail-Adresse die revisionssichere Archivierung der E-Mails als Mehrwertdienst anzubieten.
80% Speicherplatz spart diese Lösung ein, denn sie komprimiert die Daten und vermeidet gleichzeitig redundant vorhandene Informationen. Damit entlastet sie zusätzlich die Server der Unternehmen, sichert den reibungslosen Arbeitsablauf und schütz vor Datenüberflutung. Der Betreuungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum – das Resultat ist eine erhebliche Zeit- und vor allem Kostenersparnis.
Der ROI liegt übrigens bei solchen Archivierungssystemen meist im Bereich weniger Monate.
Anmeldungen zu dem kostenfreien Workshop nimmt die Concrete Logic GmbH per Mail,
, per Telefon (0228-62077268), oder per Fax (0228-62077222) gerne entgegen. Die Veranstaltung findet in der Zeit von 15.00 Uhr bis ca. 18.30 Uhr in den Schulungsräumen des Mercure Hotels (ehemals Novotel) in Bonn-Hardtberg statt. Die Agenda des Workshops befindet sich wie immer auch auf der Homepage des Unternehmens (www.concrete-logic.de) in der Rubrik „Aktuelles“. Bei Speis und Trank gibt es darüber hinaus genügend Raum für Informationsaustausch und Networking. Etwa alle drei Monate findet eine Veranstaltung der Workshopreihe
statt – entsprechende Termine sind frühzeitig auf der Homepage sowie in der Presse vermerkt.
Jens Urbschat
Concrete Logic GmbH
In den Dauen 6
53117 Bonn
