Wohnungsübergabeprotokoll – Alles, was Mieter und Vermieter wissen müssen

(openPR) Eine Wohnungsübergabe kann schnell zu einer angespannten Situation werden: Für Mieter ist sie meist mit einem neuen Lebensabschnitt verbunden, für Vermieter geht es um den Werterhalt der Immobilie. Genau in dieser Phase erfüllt das Wohnungsübergabeprotokoll eine entscheidende Aufgabe: Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Ein- bzw. Auszug und beugt dadurch Streitigkeiten vor. Dieser Artikel richtet sich an beide Seiten und beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Erstellung und Bedeutung eines Übergabeprotokolls. Außerdem wird auf aktuelle Urteile hingewiesen, die klären, wie verbindlich und umfassend ein solches Protokoll sein kann.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll (teilweise auch als Übernahme- oder Abnahmeprotokoll bezeichnet) ist eine schriftliche Dokumentation des Zustands der Wohnung bei Einzug oder Auszug. Typische Punkte, die festgehalten werden, sind:

Zustand von Wänden, Böden, Decken

Funktionsfähigkeit von Türen, Fenstern und technischen Geräten

Verbrauchszählerstände (Strom, Wasser, Gas etc.)

Mängel oder Schäden, die bereits vorhanden sind

Fehlende Einrichtungsgegenstände (falls die Wohnung teilmöbliert ist)

Sowohl Mieter als auch Vermieter unterzeichnen das Protokoll. Dadurch wird einvernehmlich bestätigt, wie die Wohnung zum Übergabezeitpunkt beschaffen ist. Je detaillierter, desto besser: Genauigkeit schützt vor möglichen Nachforderungen oder Streitigkeiten.

Tipp: Eine ausführliche Mustervorlage für ein Übergabeprotokoll können Sie hier herunterladen – so vergessen Sie beim Rundgang keine wichtigen Punkte.

Warum ist ein Wohnungsübergabeprotokoll so wichtig?

Rechtliche Absicherung
Im Streitfall belegt das Protokoll eindeutig, ob bestimmte Schäden schon beim Ein- oder Auszug vorhanden waren oder später entstanden sind.

Kostensicherheit
Bei Auszug kommt es häufig zu Diskussionen über Renovierungs- oder Reparaturkosten. Ein detailliertes Protokoll legt fest, wer wofür aufkommen muss.

Vertrauensbasis
Ein formelles, fair erstelltes Protokoll signalisiert beiden Seiten Professionalität und Offenheit.

Dokumentation von Zählerständen
Korrekt erfasste Zählerstände sind für die Nebenkostenabrechnung unverzichtbar.

Stressminderung
Ist alles schwarz auf weiß festgehalten, können sich Mieter und Vermieter auf die eigentliche Übergabe konzentrieren – ohne Unsicherheiten.

In welchen Situationen wird ein Protokoll erstellt?

Bei Einzug: Nach Abschluss des Mietvertrags, vor dem tatsächlichen Einzug.

Bei Auszug: Am Ende des Mietverhältnisses. Insbesondere hier ist es wichtig, den Vergleich zum Einzug zu dokumentieren.

Zwischendurch: Selten nötig, aber sinnvoll bei größeren Renovierungen oder Mieterwechsel in Wohngemeinschaften.

Vorbereitungen für eine reibungslose Übergabe

Termin rechtzeitig vereinbaren
So haben beide Parteien genug Zeit, sich vorzubereiten.

Wohnung aufräumen und reinigen
Ein leerer, sauberer Zustand ermöglicht eine genaue Überprüfung von Mängeln.

Hilfsmittel bereitlegen

Kamera/Smartphone: Zur Fotodokumentation von Schäden

Zollstock: Um ggf. Maße zu überprüfen

Checkliste: Damit nichts übersehen wird

Zählerstände notieren
Mieter sollten die aktuellen Werte festhalten, Vermieter sie gegenprüfen.

Musterprotokoll vorbereiten
Eine vorgefertigte Vorlage bietet einen strukturierten Leitfaden. Mustervorlage hier herunterladen.

Aufbau und Inhalte eines Wohnungsübergabeprotokolls

Da es keine gesetzliche Pflichtform gibt, sollten Sie sich an bewährten Gliederungen orientieren:

Allgemeine Angaben

Namen und Kontaktdaten von Mieter und Vermieter

Anschrift der Wohnung

Datum der Übergabe

Referenz zum Mietvertrag

Zählerstände

Strom, Gas, Wasser (jeweils mit Zählernummer und Stand)

Heizkostenverteiler (z. B. bei Fernwärme)

Räume im Einzelnen

Wohnzimmer: Zustand von Boden, Wänden, Decke, Fenstern

Schlafzimmer: analog zum Wohnzimmer, plus Einbauten

Küche: Einbaugeräte (Herd, Kühlschrank, etc.), Armaturen, Fliesenspiegel

Bad/WC: Toilette, Waschbecken, Dusche/Badewanne, Fliesen

Flur: Beleuchtung, Boden, Wände

Weitere Räume: Keller, Dachboden, Garage (falls mitvermietet)

Mängel und Schäden

Sichtbare Beschädigungen (Kratzer, Flecken)

Fehlende Einbauten

Nicht fachgerecht durchgeführte Renovierungen

Schlüsselübergabe

Anzahl und Art der Schlüssel (Haus-, Wohnungs-, Briefkastenschlüssel)

Hinweis auf verlorene oder nachgemachte Schlüssel

Sonstige Vereinbarungen

Vereinbarungen zu Renovierungen oder Schönheitsreparaturen

Fristen für eventuell ausstehende Arbeiten

Übergabe von Bedienungsanleitungen

Unterschriften

Unterzeichnung durch beide Seiten (und ggf. Zeugen)

Ort und Datum

Wichtige Details bei der Erstellung des Protokolls

Fotodokumentation
Fotos von Zählerständen und Mängeln klären spätere Fragen und sollten eindeutig zuordenbar sein.

Dokumentation auch kleiner Schäden
Ein lockerer Türgriff oder minimale Kratzer: Lieber einmal zu viel notieren als später Streit riskieren.

Bauliche Veränderungen
Welche Einbauten oder Veränderungen wurden vorgenommen, und wie ist der Rückbau geregelt?

Möblierung
Ist die Wohnung (teil-)möbliert, müssen Zustand und Vollständigkeit der Möbel festgehalten werden.

Zeitnahe Unterzeichnung
Unterschreiben Sie das Protokoll direkt bei der Übergabe, um Änderungen oder spätere Missverständnisse auszuschließen.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Fehlende Schriftform
Mündliche Absprachen sind kaum beweisbar. Ein schriftliches Protokoll ist unverzichtbar.

Unklare Formulierungen
Formulierungen wie „Wände in Ordnung“ sind zu vage. Besser: „Wände sind frisch weiß gestrichen, keine Kratzer oder Flecken.“

Zu spätes Anfertigen des Protokolls
Erst Wochen nach Auszug angefertigt, kann es zu Unklarheiten kommen. Idealer Zeitpunkt: Schlüsselübergabe.

Schlüssel nicht erfasst
Wer welche Schlüssel hatte, muss unmissverständlich im Protokoll stehen.

Unklare Fotozuordnung
Beschriften Sie Foto-Dateien oder erstellen Sie ein Fotoprotokoll mit klaren Angaben, welcher Mangel in welchem Raum fotografiert wurde.

Tipps für Mieter

Frühzeitige Vorbereitung
Prüfen Sie rechtzeitig, ob Schönheitsreparaturen laut Mietvertrag durchzuführen sind, und erledigen Sie diese ordnungsgemäß.

Reinigung und Ordnung
Eine besenreine oder gründlich geputzte Wohnung macht es leichter, Schäden klar zuzuordnen und vermeidet Diskussionen.

Begleitperson
Nehmen Sie eine neutrale Person zur Übergabe mit, die im Zweifelsfall als Zeuge auftreten kann.

Zählerstände selbst ablesen
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Dokumentieren Sie die Stände unbedingt selbst und machen Sie Fotos.

Dokumentation eigener Reparaturen
Bewahren Sie Belege über selbst bezahlte Reparaturen auf. Das kann verhindern, dass Sie für Schäden haftbar gemacht werden, die Sie bereits behoben haben.

Offene Kommunikation
Bleiben Sie sachlich und freundlich. Ein kooperatives Verhalten senkt das Risiko für Auseinandersetzungen.

Tipps für Vermieter

Professionelles Erscheinungsbild
Nutzen Sie ein vorgefertigtes Protokoll (mit Firmenlogo oder Briefkopf), um Klarheit und Struktur zu signalisieren. Mustervorlage hier herunterladen.

Objektivität
Unterscheiden Sie zwischen normaler Abnutzung (z. B. verblasste Tapeten) und echten Schäden (z. B. tiefe Kratzer oder Löcher).

Rechtssichere Klauseln
Achten Sie auf wirksame Regelungen im Mietvertrag zu Schönheitsreparaturen. Ungültige Klauseln können Ihnen den Anspruch auf Kostenbeteiligung verwehren.

Mehrere Exemplare
Drucken Sie mindestens zwei identische Protokolle aus, die von beiden Seiten unterschrieben werden.

Fristen setzen
Soll der Mieter noch Schäden beheben oder reinigen, halten Sie eine konkrete Frist schriftlich fest.

Zeugen hinzuziehen
Bei angespanntem Verhältnis zum Mieter kann ein unbeteiligter Dritter (Hausmeister, Nachbar) die Übergabe als Zeuge begleiten.

Was geschieht nach der Übergabe?

Archivierung: Beide Parteien sollten ihr unterschriebenes Protokoll sicher verwahren.

Nebenkostenabrechnung: Kurz nach dem Auszug folgt meist die Abrechnung. Korrekte Zählerstände sind dafür essenziell.

Reparaturen: Sollte der Mieter noch Arbeiten erledigen müssen, sind ggf. Fristen einzuhalten.

Streitfälle: Spätere Schäden können geltend gemacht werden, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. wenn sie beim Übergabetermin nicht erkennbar waren oder arglistig verschwiegen wurden).

Aktuelle Urteile: Auswirkungen auf das Übergabeprotokoll

Amtsgericht Eilenburg (Az.: 14 C 468/20)

Sachverhalt: Mieter und Vermieter hatten Schäden im Übergabeprotokoll dokumentiert, die Mieter wollten jedoch nachträglich nicht zahlen.

Entscheidung: Das Gericht wertete das unterschriebene Protokoll als deklaratorisches Schuldanerkenntnis. Die Mieter hatten die Schäden anerkannt und konnten sich nachträglich nicht mehr darauf berufen, dass diese zuvor vorhanden waren.

Konsequenz: Mieter sollten nur unterschreiben, wenn sie sicher sind, für Schäden tatsächlich verantwortlich zu sein. Vermieter haben damit eine starke Beweisgrundlage, sofern das Protokoll eindeutig formuliert ist.

Landgericht Stuttgart (Az.: 4 S 150/21)

Sachverhalt: Mieter und Vermieter erstellten bei Auszug ein Protokoll, in dem Mängel aufgelistet wurden. Der Vermieter verweigerte die Rückzahlung der Kaution mit Verweis auf diese Mängel.

Entscheidung: Das Gericht sah das Protokoll nur als Zustandsbeschreibung, nicht als Schuldanerkenntnis. Vermieter müssen nachweisen, dass die Mängel während der Mietzeit entstanden sind.

Konsequenz: Der Eintrag eines Mangels im Protokoll allein reicht nicht automatisch, um den Mieter haftbar zu machen – es bedarf zusätzlicher Beweise.

Amtsgericht Pforzheim (Az.: 6 C 105/04)

Sachverhalt: Ein Vermieter wollte nachträglich Schadensersatz verlangen für Mängel, die bei der Übergabe nicht protokolliert wurden.

Entscheidung: Das Gericht lehnte die Forderung ab, weil nur protokollierte oder zum Zeitpunkt der Übergabe erkennbare Mängel geltend gemacht werden können (Ausnahme: arglistige Täuschung).

Konsequenz: Vermieter sollten bei der Übergabe genau hinschauen – Nachforderungen für nicht erfasste Schäden sind nur in seltenen Ausnahmefällen möglich.

Hinweis: Diese Urteile verdeutlichen, dass das Übergabeprotokoll eine starke Beweiskraft hat, jedoch keine Einbahnstraße darstellt. Ob es als Schuldanerkenntnis gewertet wird, hängt von Formulierung, Detailliertheit und Umständen ab.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist daher mehr als nur ein bürokratisches Dokument. Es legt den Start- und Endpunkt eines Mietverhältnisses fest und schafft Transparenz für beide Seiten. Mit guter Vorbereitung, klaren Formulierungen und Beweisfotos lassen sich viele typische Streitpunkte von vornherein vermeiden.

Mieter sollten ein Protokoll immer sorgfältig prüfen, es bei Bedarf mit Fotos ergänzen und Einwände direkt vermerken. Nur unterschreiben, wenn alle Punkte stimmen.

Vermieter sollten das Protokoll so detailliert wie möglich verfassen, um spätere Ansprüche begründen zu können und Rechtssicherheit zu erlangen.

So wird die Wohnungsübergabe zu einem klar strukturierten, fairen und rechtssicheren Vorgang – zum Vorteil sowohl von Mietern als auch von Vermietern.