Die Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung ab 2025: Eine umfassende Analyse

(openPR) Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung in der Geschäftswelt wird die Einführung der E-Rechnung (elektronische Rechnung) zunehmend wichtiger. Im Rahmen dieses Prozesses steht Deutschland kurz davor, die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 weiter auszuweiten. Diese Entwicklung ist Teil einer breiteren europäischen Initiative zur Förderung der Digitalisierung im Rechnungswesen. In diesem Beitrag werden die Hintergründe, Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung-Pflicht beleuchtet, sowie die europäischen Vorgaben, die diese Veränderungen beeinflussen.

Hintergrund der E-Rechnung-Pflicht

Die E-Rechnung ermöglicht eine elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Sie ersetzt traditionelle Papierrechnungen und trägt dazu bei, die Effizienz und Genauigkeit im Rechnungswesen zu steigern. Der Schritt hin zur E-Rechnung ist kein isoliertes Phänomen in Deutschland, sondern Teil eines europaweiten Trends zur Digitalisierung.

Die deutsche Gesetzgebung

In Deutschland wird die Einführung der E-Rechnung durch das E-Rechnungsgesetz (ERechG) und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) geregelt. Diese Gesetze setzen die Richtlinien der Europäischen Union um und verpflichten öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten zur Verwendung der E-Rechnung. Seit November 2020 sind Bundesbehörden in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab 2024 wurde diese Pflicht auch für alle Unternehmen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbindlich.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor in Kraft. Diese Verpflichtung bringt mehrere wesentliche Änderungen mit sich:

• Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen: Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich ausschließlich elektronisch zu erstellen und zu übermitteln. Papier- und PDF-Rechnungen, die nicht den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen, sind nicht mehr zulässig.
• Standardisierte Formate: Die elektronischen Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. In Deutschland ist dies in der Regel das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.
• Elektronische Übermittlung: Die Übermittlung der E-Rechnung erfolgt über bestimmte elektronische Kanäle, die den sicheren und effizienten Austausch der Rechnungsdaten gewährleisten. Dies können spezielle E-Invoicing-Plattformen oder ERP-Systeme sein, die die entsprechenden Formate unterstützen.
• Integration in bestehende Systeme: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, um die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen zu unterstützen. Dies kann eine technische Herausforderung darstellen, insbesondere für kleinere Unternehmen.
• Steuerliche Änderungen: Die E-Rechnungspflicht hat auch steuerliche Auswirkungen, da die Finanzbehörden durch die standardisierten Formate leichter auf die Rechnungsdaten zugreifen und diese überprüfen können. Dies könnte zu einer schnelleren und genaueren Umsatzsteuerprüfung führen.
• Strafen bei Nichteinhaltung: Unternehmen, die der Pflicht zur E-Rechnung nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen und Strafen rechnen. Die genauen Regelungen und Sanktionen werden im entsprechenden Gesetz oder den dazugehörigen Verordnungen festgelegt.

Übergangsregelungen ab 2025

Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor bringt erhebliche Veränderungen mit sich, die schrittweise umgesetzt werden, um den Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Diese Übergangsregelungen sind von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig die administrativen Belastungen für kleinere Unternehmen zu berücksichtigen.

Ab dem 1. Januar 2025: Einführung der E-Rechnung

Mit dem Stichtag 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen berechtigt, E-Rechnungen auszustellen. Es bleibt jedoch eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2026, in der weiterhin Papierrechnungen versendet werden dürfen. Während dieser Phase können auch andere elektronische Formate wie PDF-Rechnungen genutzt werden, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2027: Umsatzabhängige Verpflichtung

Die nächste Stufe der Umsetzung erfolgt am 1. Januar 2027. Ab diesem Datum sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Kleinere Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter dieser Schwelle liegt, erhalten eine verlängerte Übergangsfrist und dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin herkömmliche Rechnungen, einschließlich Papier- und PDF-Formate, ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028: Vollständige Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Sektor, unabhängig von ihrem Umsatz. Dies markiert den endgültigen Übergang zu einer vollständig digitalisierten Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr. Eine Besonderheit bleibt jedoch bestehen: Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) kann auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden, sofern sichergestellt ist, dass aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Trotz der umfassenden Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es bestimmte Ausnahmen, um den administrativen Aufwand für kleine Transaktionen zu minimieren. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung ausgenommen. Diese Ausnahmen sollen die Handhabung geringwertiger Geschäfte erleichtern und sicherstellen, dass der administrative Aufwand im Verhältnis zur Transaktionshöhe angemessen bleibt.

Europäische Vorgaben zur E-Rechnung

Die europäische Gesetzgebung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung der E-Rechnung in den Mitgliedstaaten. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen legt den rechtlichen Rahmen fest, um die Einführung der E-Rechnung in allen EU-Mitgliedstaaten zu fördern. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und administrative Hürden abzubauen.

Standards und Interoperabilität

Ein zentrales Element der EU-Richtlinie ist die Festlegung von Standards für elektronische Rechnungen. Der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) gewährleistet, dass E-Rechnungen interoperabel sind, d.h., dass sie in verschiedenen IT-Systemen und Ländern reibungslos ausgetauscht und verarbeitet werden können. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung zugutekommen.

• Effizienzsteigerung und Kostensenkung:Elektronische Rechnungen ermöglichen eine schnellere und genauere Verarbeitung von Rechnungsdaten. Manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehler werden reduziert, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Verzicht auf Papier und Porto Kosten einsparen.
• Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen bieten eine verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungsprozess. Jede Rechnung kann elektronisch verfolgt werden, was die Überprüfung und Audits erleichtert. Dies trägt auch zur Bekämpfung von Betrug bei und erhöht die Sicherheit im Zahlungsverkehr.
• Umweltfreundlichkeit: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen hat auch positive Auswirkungen auf die Umwelt. Durch die Reduktion des Papierverbrauchs und den Verzicht auf physische Versandmethoden können Ressourcen geschont und CO2-Emissionen verringert werden.

Herausforderungen der E-Rechnung-Pflicht

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die mit der Einführung der E-Rechnung verbunden sind:

• Technologische Umstellung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert Investitionen in IT-Infrastruktur und Schulungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel mit den vorgeschriebenen Standards sind und dass ihre Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.
• Datenschutz und Datensicherheit: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen erfordert besondere Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den Datenschutzbestimmungen entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Akzeptanz und Anpassung: Ein weiterer Aspekt ist die Akzeptanz der E-Rechnung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Diese Unternehmen haben oft begrenzte Ressourcen und könnten Schwierigkeiten haben, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Es ist wichtig, dass sie Unterstützung und Schulungen erhalten, um den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich zu meistern.

Standards für die E-Rechnung in Deutschland

XRechnung ist der offizielle Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Er wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und gepflegt. Der Standard basiert auf XML (Extensible Markup Language) und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen einer Rechnung strukturiert und maschinenlesbar übertragen werden.

• Kompatibilität: XRechnung ist kompatibel mit dem europäischen Standard EN 16931.
• Verpflichtung: Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland im XRechnung-Format übermittelt werden.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine XML-Datenstruktur als auch ein PDF/A-Dokument umfasst. Es ermöglicht die menschenlesbare Darstellung einer Rechnung im PDF-Format und gleichzeitig die maschinenlesbare Verarbeitung durch die XML-Daten.

• Versionen: ZUGFeRD 2.1 ist konform mit dem europäischen Standard EN 16931.
• Anwendungsbereich: ZUGFeRD wird vor allem im B2B-Bereich genutzt und ist flexibel einsetzbar, da es die Integration von Rechnungen in bestehende Systeme erleichtert.

Europäische Standards für die E-Rechnung

• EN 16931 (Europäischer Standard für elektronische Rechnungsstellung) legt die semantischen Datenmodelle für die Kernbestandteile einer elektronischen Rechnung fest. Dieser Standard ist darauf ausgelegt, die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Rechnungssystemen in Europa zu gewährleisten.
• PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk und ein Framework, das den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und anderen Dokumenten im öffentlichen Beschaffungswesen erleichtert.
• Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten zur Einführung eines einheitlichen E-Rechnungsstandards im öffentlichen Beschaffungswesen.

Die gFM-Business ERP-Software und die E-Rechnung

Unsere anpassbare ERP-Software für Apple Mac, Microsoft Windows und iOS auf Basis der FileMaker-Plattform enthält in der aktuellen Version ein Funktion zur Erstellung elektronischer Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Bis Ende 2024 werden wir die Schnittstelle für elektronische Rechnungen um weitere Europäische Formate und den das Modul für Eingangsrechnungen um den Eingang elektronischer Rechnungenerweitern.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht in Deutschland ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Sie bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Kostenersparnisse, verbesserte Transparenz und Umweltfreundlichkeit. Gleichzeitig stellt sie Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf technologische Umstellungen und Datensicherheit. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend mit Übergangsregelungen bis 2028.

Die Einführung der E-Rechnung wird durch verschiedene Standards geregelt, die sicherstellen sollen, dass elektronische Rechnungen interoperabel, sicher und rechtskonform sind. Sowohl in Deutschland als auch auf europäischer Ebene gibt es spezifische Standards, die beachtet werden müssen.

Die Standards für die E-Rechnung in Deutschland und Europa sind darauf ausgelegt, die Interoperabilität, Sicherheit und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. XRechnung und ZUGFeRD sind die wichtigsten Standards in Deutschland, während EN 16931 und PEPPOL auf europäischer Ebene dominieren. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet den rechtlichen Rahmen für die Einführung dieser Standards in allen Mitgliedstaaten. Die Einhaltung dieser Standards ist entscheidend, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.