(openPR) Wer von uns ist nicht auch schon in unzähligen Meetings gesessen deren Sinn und Zweck er hinterher als völlig nutzlos bezeichnet hat?
Verschiedene Studien beziffern den Aufwand für Meetings von Führungskräften im mittleren Management von 35-60 % (!!) der tatsächlichen Arbeitszeit.
Teambesprechungen, die in ergebnislose Diskussionen ausarten. Ein Abbruch der Besprechung nach überziehen des geplanten Zeitfensters ohne konkrete Ergebnisse, selbstverständlich gleich mit einer weiteren Terminvereinbarung für das nächste Meeting.
Warum sollte dieses dann effizienter und effektiver werden?
Meetingkultur: Mit diesen 10 Erfolgstipps werden Ihre Besprechungen effizient:
Tipp 1:
Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache!
Pünktliches Erscheinen ist ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber den anderen Teilnehmern. Überziehen ist fast immer ineffektiv und sollte die ganz große Ausnahme bleiben.
Tipp 2:
Effektives Arbeiten wird belohnt!
Tipp 3:
Es gibt, je nach Länge des Meetings, ausreichend Pausen, die angekündigt und eingehalten werden!
Tipp 4:
Es gibt eine Agenda, die ernst genommen und eingehalten wird!
Tipp 5:
Es werden klar formulierte, messbare Ergebnisse erzielt!
Tipp 6:
Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, mit Verantwortlichkeiten, festgehalten!
Tipp 7:
Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden von allen Teilnehmern ernst genommen!
Tipp 8:
Unter den Teilnehmern gibt es keine „Gäste“, Schläfer oder Streithähne!
Tipp 9:
Die Gruppe immer so klein wie möglich halten, damit effektive Diskussionen möglich sind!
Tipp 10:
Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten!
Meetingkultur: Wichtige Punkte für effektive Meetings
In der Vorbereitung:
- Klar definiertes Thema
- Auswahl der Teilnehmer
- Agenda mit konkreten Inhalten, Zuordnungen und Zeitfenstern
- Passenden Ort
- Sitzpositionen festlegen (sehr hilfreich um schon im Vorfeld auf Personen aus Tipp 8 einzugehen)
In der Durchführung:
- Kommunikationsregeln festlegen
- Umgang mit Schwierigkeiten (Vielredner, Störer, Schläfer etc. und Rollen der einzelnen Teilnehmer besser verstehen)
- Agenda und Pausen einhalten
- Alle Teilnehmer einbinden
- Konkrete Ziele und Maßnahmen definieren
In der Nachbereitung:
- Protokoll an alle Teilnehmer (Widerspiegeln der Agenda) mit Zusammenfassung der Ergebnisse, Maßnahmen und Zuständigkeiten mit Terminen
Fazit:
Mit einem gelebten effizienten Sitzungs- und Besprechungsmanagement setzen Sie nicht nur wichtige Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte frei, sondern Ihre Entscheidungsprozesse werden besser und schneller. Im Zuge der fortschreitenden digitalen Transformation sind schnellere Entscheidungsprozesse für alle Unternehmen elementar wichtig!
Wie jeder Kulturwandel, braucht auch ein Wandel der Meetingkultur Übung, Zeit und Gewöhnung.
