(openPR) Berlin, 14. August 2006 – In den Archiven des St. Josef-Krankenhaus Engelskirchen und des Herz-Jesu-Krankenhaus Lindlar lagern ungefähr 2800 Meter Akten. Die Kapazitätsgrenzen sind erreicht und es besteht ein großes Verbesserungspotential im Hinblick auf die Archivstruktur, die Ablageorganisation sowie die Ein- und Ausgangskontrolle. Darum sollen nun alle Akten sowie das gesamte Archivsystem neu geordnet werden. Bei der Bewältigung dieser Herkulesaufgabe vertraut die Trägergesellschaft Katholische Kliniken Oberberg gGmbH (KKO) auf die Kompetenz des Beratungsunternehmens ProCom SL – Managed Care Consultants, Bonn sowie auf das bewährte Archivsystem PEGASOS des Softwareherstellers Marabu EDV GmbH.
Grundlage des neuen Gesamtarchivkonzeptes der KKO bildet die Kombination von effizienter konventioneller Archivierung und modernem medizinischen Informationssystem. So ermöglicht das PEGASOS System den Krankenhäusern die Optimierung ihrer Aktenverwaltung, Organisationsstruktur und Arbeitsabläufe. Darüber hinaus werden Such- und Wartezeiten reduziert und die Transparenz über jegliche Aktenbewegungen gewährleistet – zum unmittelbaren Nutzen für Patient, Arzt und Krankenhaus.
Die Realisierung des Archivkonzeptes hat im August 2006 in Engelskirchen begonnen. Dort werden zunächst die Altakten durch einen Dienstleister erfasst und in das PEGASOS Aktenverwaltungssystem übernommen. Die zugehörigen Patientendaten aus dem Krankenhausinformationssystem SAP IS-H gelangen über die standardisierte HCM-Schnittstelle ins System. Der Routinebetrieb startet im September zunächst im Archiv. Auf den Stationen können die Patientenakten voraussichtlich ab Oktober über eine hochintegrierte Schnittstelle direkt aus dem klinischen Arbeitsplatzsystem iMedOne recherchiert, bestellt und reserviert werden. Der Anwender wechselt dabei ohne erneute Anmeldung an die entsprechende Stelle im PEGASOS Webclient, der ohne zusätzliche Installationen auf den Anwender-PCs über den Internet-Browser aufgerufen wird.
Angesichts der erreichten Kapazitätsgrenzen der Archive werden die Katholischen Kliniken zukünftig einen Teil der Verwaltungs- und Lageraufgaben an das Gemeinschaftskrankenhaus Bonn als externen Dienstleister auslagern. PEGASOS wird dabei insbesondere die Workflows bei der arbeitsteiligen Aktenverwaltung und -lagerung unterstützen und die lückenlose Transparenz bezüglich des jeweils aktuellen Aktenaufbewahrungsortes sicherstellen. Um die Effektivität des Archivs zu steigern, werden Nachzüglerbelege sofort digitalisiert und für die elektronische Recherche und Ansicht zur Verfügung gestellt.
„Das PEGASOS Archivsystem lässt sich optimal an unsere Archivsituation und das erarbeitete Archivkonzept anpassen“, so Hans-Josef Dumm, Geschäftsführer der KKO. „Es ermöglicht uns den Aufbau eines individuellen, zukunftsfähigen Archivmanagements, das angesichts der heutigen Gesetzeslage eine hohe Bedeutung für unser Risikomanagement besitzt.“ Am Standort Lindlar soll die Realisierung der Archiv-Neuorganisation daher gleich im Anschluss Anfang des Jahres 2007 beginnen.
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