(openPR) „Ausschließlich dienstliche E-Mail- und Internet Nutzung“
Die Praxis bestätigt uns wieder einmal, wie wichtig es ist Vorkehrungsmaßnahmen besonders die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz, frühzeitig im Unternehmen umzusetzen und regelmäßig zu beachten.
In einem mittelständischen Handelsunternehmen ist ausschließlich die dienstliche E-Mail- und Internet Nutzung gestattet. Nur damit ist es dem Datenschutzbeauftragten möglich, die gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen und Kontrollen einzuhalten. In dem Handelsunternehmen erhielten alle Mitarbeiter vor Inkrafttreten eine entsprechende Datenschutzrichtlinie zur ausschließlich dienstlichen E-Mail- und Internet Nutzung.
Der vom Unternehmen bestellte Datenschutzbeauftragte steht gemäß dem BDSG in der Pflicht, auch die Einhaltung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Im anderen Fall schleicht sich ein Duldungsprozess ein, wonach den Mitarbeiter zwangsläufig (stillschweigend) gestattet wird, den E-Mailverkehr- und das Internet auch für Private Zwecke zu nutzen.
In dem Handelsunternehmen wies der Datenschutzbeauftragte bereits im Jahr 2010 gegenüber dem Verantwortlichen im Unternehmen darauf hin, die Mitarbeiter an die bestehende Datenschutz-Richtlinie in schriftlicher Form zu erinnern. Damit beugt das Unternehmen den schleichenden Duldungsprozess vor und dokumentiert zusätzlich eine regelmäßige Mitarbeiter Erinnerung an die entsprechende Datenschutz-Richtlinie.
Nach langem Zögern, da wie so oft alle anderen Projekte im Unternehmen wichtiger waren, wurde im Frühjahr 2011 eine Erinnerung in schriftlicher Form an die Mitarbeiter gerichtet. Zudem erhielten alle Mitarbeiter im Juni 2011 ein Mitarbeiter-Handbuch, worin alle Unternehmensrichtlinien in gebundener Form zusammengefasst, enthalten sind. Darin abgelegt ist ebenso die Datenschutz-Richtlinie zur ausschließlich dienstlichen E-Mail- und Internet Nutzung.
Im September 2011 erhielt der Datenschutzbeauftragte eine Anfrage des verantwortlichen Sachbearbeiters aus dem Handelsunternehmen. Der Sachbearbeiter informierte darüber, dass ein Mitarbeiter gekündigt worden sei und heute der Rechtsanwalt des früheren Mitarbeiters Klage erhoben hätte, da Private E-Mails seines Mandanten durch Unbefugte Dritte (bDSB) eingesehen wurden.
Der Datenschutzbeauftragte beruhigte zunächst den Sachbearbeiter. Bedingt durch die wiederholte Erinnerung und auch durch die Kontrollmaßnahmen zur Einhaltung der Datenschutz-Richtlinie in diesem Jahr, ist im Zweifel dass Einsehen von privaten E-Mail Korrespondenzen nicht auszuschließen.
Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen im Falle der gesetzmäßigen Kontrollen damit rechnen. Darüber wurden alle Mitarbeiter vor Inkrafttreten der neuen Datenschutz-Richtlinie in dem Handelsunternehmen "zur dienstlichen E-Mail und Internet Nutzung" informiert.
Die Klage des gekündigten Mitarbeiters auf Wiedereinstellung konnte Dank der gesetzmäßigen und eingehaltenen Datenschutz-Kontrollen abgewiesen werden.
