(openPR) Bad Soden, 08.03.2011 - Eine langfristig integere Reproduktion von AFP Dokumenten aus dem Archivbestand erfordert ein ausgefeiltes Management der verwendeten Ressourcen. Häufig werden dafür eigens erstellte oder organisatorische Verfahren als Speziallösungen verwendet. Der nachstehende Lösungsansatz beschreibt ein Vorgehen, wie stattdessen mit der AFP2web Standardsoftware eine einfache und zudem preisgünstige Lösung realisiert werden kann.
Für Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und andere Dokumente, die in hohen Stückzahlen versendet werden sollen, verwenden viele Unternehmen das AFP Format. Die Dokumente werden aus elektronischen Vorlagen erstellt und der textliche Inhalt mit Ressourcen wie Grafiken und Layouts angereichert. Nach dem Ausdruck und Versand wird der textliche Dokumentinhalt gemäß GDPdU im Langzeitarchiv abgelegt. Soll das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt nochmals versendet werden, so werden die Dokumente aus dem Langzeitarchiv herangezogen und mit den zugehörigen Ressourcen aufbereitet. Dieser Produktionsverlauf gilt grundsätzlich auch für elektronische Dokumente, die über Kundenportale verteilt werden. Die Generierung erfolgt jedoch erst, wenn das Dokument am Bildschirm des Kunden angezeigt werden soll.
Ändern sich im Zeitverlauf die juristischen Angaben zum Vorstand, dem Aufsichtsratvorsitzenden oder das Firmenlogo für die Konzernzugehörigkeit, so müssen diese Änderungen in der Reproduktion der Dokumente nachvollzogen werden. Sollen die Dokumente das Erscheinungsbild des Erstellungszeitpunktes beibehalten, so erfordert dies eine geeignete Ressourcenverwaltung.
Für die Lösung dieses Problems gibt es konzeptionelle oder organisatorische Ansätze, die häufig eine selbst kreierte und sehr spezielle Lösung des jeweiligen Unternehmens liefern. Für die AFP2web Software hat 4cast ein standardisiertes Vorgehen entwickelt, das grafische Elemente sowie das Layout der AFP Dokumente vor dem Archivierungsvorgang "einfriert".
Dafür werden die Dokumente des AFP Eingangsstapels wie bisher in Einzeldokumente aufgetrennt und die separierten AFP Ressourcen in einem Dateiverzeichnis abgelegt. Anstelle des AFP Ausgabeformates wird jedoch das PDF Format verwendet, das in einem unmittelbar daran anschließenden Verarbeitungsschritt wieder zu AFP transformiert wird.
Über den Zwischenschritt PDF werden das AFP Layout und die grafischen Elemente in einem JPEG Image zusammengefasst. Für die originalgetreue Darstellung werden die AFP Schriften einem beliebig ausgewählten PDF Outline-Font zugeordnet. Bei der entgegengesetzten Transformation von PDF nach AFP wird das JPEG in ein AFP konformes IOCA FS11 Image umgesetzt. Die Zuordnung der Schriften erfolgt anhand der festgelegten AFP/PDF Definitionen in einer Ressourcenliste. Das erstellte AFP Einzeldokument geht abschließend wie bisher in das Archiv.
Der spätere Druckvorgang erstellt aus den ausgewählten AFP Archivdokumenten einen Druckstapel und fasst die Ressourcenlisten der Einzeldokumente in einer konsolidierten Ressourcenliste zusammen. Anhand dieser Ressourcenliste generiert AFP2web aus den ursprünglichen AFP-Schriften (Codepages / Character Sets) eine temporäre Ressourcen Gruppe, die dem Druckstapel binär hinzugefügt wird. Alle anderen AFP Ressourcen (Page Segmente, Overlays, Format Definition etc.) werden in diesem Schritt nicht mehr benötigt, da sie bereits als IOCA FS11 Images in den AFP Einzeldokumenten enthalten sind.
Für die originaltreue Reproduktion langfristig archivierter AFP Dokumente weist die AFP2web Verarbeitung mit APA (AFP-PDF-AFP) Transformation insbesondere die folgenden Vorteile auf:
geringer Änderungsbedarf bestehender Verarbeitungsabläufe,
geringer Speicherbedarf gegenüber gerasterten TIFF Dokumenten,
geringer Aufwand gegenüber programmierten Speziallösungen,
standardisiertes Verfahren für alle AFP2web Versionen 3 oder höher.
