(openPR) Die Universitätsmedizin Göttingen überführt ihr SAP Verpflegungsmanagement für den Geschäftsbereich G3-62 in einen neuen Buchungskreis. Dank einer maßgeschneiderten Migrationslösung der SNAP Consulting gelingt dieses nahtlos und in Rekordzeit.
Auftraggeber UMG
Unter dem gemeinsamen Dach operieren die "Universitätsmedizin Göttingen" (UMG) der Georg-August-Universität und die Tochter UMG Gastronomie GmbH. Ziel dieses Integrationsmodells ist es, die enge Zusammenarbeit sicherzustellen und den Ausbau des Kundengeschäftes der UMG Gastronomie GmbH zu forcieren. Das Universitätsklinikum Göttingen gehört zu den führenden medizinischen Fakultäten in Deutschland und im Bereich der Forschung zur Spitzengruppe in der Bundesrepublik Deutschland. Über 40 klinische Abteilungen mit 1400 Betten sowie ebenso viele Polikliniken decken das Spektrum medizinischer Grund- und Spezialdisziplinen in Diagnostik und Therapie kompetent ab. Jedes Jahr werden im Klinikum rund 50.000 Patienten stationär und mehr als 120.000 ambulant behandelt. Gut 5.500 Mitarbeitende stellen die umfassende Patientenversorgung sicher.
Ausgangslage
Im Zuge organisatorischer Umstrukturierungsmassnahmen wurden die Zentralküche, verschiedene Mensen und Restaurationsbetriebe der Universitätsmedizin in das Tochterunternehmen UMG Gastronomie GmbH überführt. Der Verpflegungsbetrieb ist seither als eigenständig bilanzierendes Unternehmen tätig und versorgt mit mehr als 200 Mitarbeitern täglich die Patienten, Mitarbeiter und zahlreiche Kunden mit gastronomischen Dienstleistungen. Um die Neustrukturierung auch buchhalterisch wirksam und korrekt zu gestalten, mussten unter anderem das entsprechende Werk der Zentralküche, die entsprechenden Kostenstellen bzw. Kostenträger und die Anlagengüter aus dem alten Buchungskreis herausgelöst und in einen neuen Buchungskreis überführt werden. Zum vereinbarten Stichtag sollte die automatisierte Verrechnung im SAP-System zwischen dem bestehenden Buchungskreis der Muttergesellschaft und dem neuen Buchungskreis der Tochtergesellschaft ganzheitlich umgestellt werden, wobei weder Inkonsistenzen entstehen sollten noch historische Daten verändert werden bzw. verloren gehen durften. Ein wesentlicher kritischer Faktor dabei war die Dringlichkeit der Anforderung: Mit einem Projektstart im September 2008 und der verbindlichen Einführung des neuen Buchhaltungskonzeptes zum 1. Januar 2009 musste die Überführung sämtlicher bilanztechnisch relevanter Daten verlässlich in nur vier Monaten erfolgen.
Prozessneugestaltung
Erklärtes Ziel der Neustrukturierung war es, den Geschäftsbereich G3-62 vollständig aus dem Buchungskreis der Muttergesellschaft, der Universitätsmedizin Göttingen, herauszulösen und als UMG Gastronomie GmbH nahtlos in einen neuen, eigenen Buchungskreis zu überführen. Dazu musste in einem ersten Schritt die Zentralküche als Werk komplett aus dem ursprünglichen Systemverbund ausgegliedert werden. Im zweiten Schritt ging es darum, die neu geschaffene Tochtergesellschaft verrechnungstechnisch in Form einer eigenen Organisationseinheit mit eigener Kostenstelle wieder an die UMG anzubinden. SNAP Consulting übernahm im Migrationsprojekt die Planung, Projektleitung und Ausführung sowie die Beratung der Mitarbeitenden der Bereiche des Finanzwesen, des Controlling und der Materialwirtschaft.
Technische Umsetzung
Um eine nahtlose Überführung zu ermöglichen, implementierte das Team der SNAP Consulting nach eingehender Planung fallspezifische Migrationsprogramme für die betroffenen SAP-Module Materialwirtschaft (MM) und Finanzwesens (FI). Dabei wurden u.a. Materialbestände zum Stichtag ausgelesen, Materialstammdaten, Einkaufsstammdaten, offene Posten gemäß den neuen Anforderungen separiert und schließlich in den neuen Buchungskreis wieder eingelesen. Historische Daten bleiben von der geplanten Umstellung unberührt und können wie gewohnt zu Informations- und Dokumentationszwecken abgerufen werden. Sämtliche neuen Buchungen des Verpflegungsbetriebs erfolgen ab 2009 ausnahmslos im neuen Buchungskreis. Der Warenfluss zwischen Mutter- und Tochtergesellschaftorganisation verläuft trotz getrennter Buchungskreise natürlich weiterhin voll automatisiert. Da die UMG Gastronomie GmbH in ihrem eigenen Buchungskreis nun selbst bilanziert, erfolgt bei Warenströmen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft eine automatische Verbuchung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen über neue Verrechnungskonten. Für den Warenfluss innerhalb des Gesellschaftsverbunds bedeutet das trotz separater Bilanzen also keinen Mehraufwand.
Vorteile der Lösung
Der Nutzen dieser Lösung besteht in erster Linie in der zügigen Anpassung der SAP Systemlandschaft an neue buchhalterische Rahmenbedingungen
zur Realisierung betriebswirt-schaftlicher Vorteile. Insbesondere mit der
Veränderung eines laufenden Produktivsystems ohne Ausfallzeiten konnte eine große Herausforderung gemeistert werden. Die erfolgreiche Umsetzung sorgt auch in geänderten organisatorischen Voraussetzungen für einen optimierten Prozesslauf: Die Abkapselung des bestehenden Werks sowie die Überführung in einen neuen Buchungskreis konnten derart bewerkstelligt werden, dass dabei die Historie unangetastet bleibt. Die Intercompany-Abwicklung des Warenflusses und der Verrechnung erfolgt auch künftig voll automatisch. Trotz der finanztechnischen Aufteilung entsteht so für die Abwicklung der Waren- und Leistungsströme zwischen beiden Organisationseinheiten faktisch kein zusätzlicher Aufwand. Die rasche Implementierung erlaubt der UMG rechtzeitig ab 1. Januar 2009 von der Umstrukturierung verrechnungstechnisch zu profitieren.
Ausblick
Die automatisierte Verbuchung des Warenflusses sowie der Aus- und Eingangsrechnungen beschränkt sich bislang auf Transaktionen zwischen Mutter- und Tochterorganisation. Infolge der Privatisierung weitet die „UMG Gastronomie GmbH“ ihr Serviceangebot auch auf weitere neue Kunden außerhalb der Universitätsmedizin Göttingen aus. Dieser Warenfluss an Dritte wird derzeit noch manuell erfasst und den Kunden belastet. Zur weiterführenden Prozessoptimierung ist die Einführung des SAP Vertriebsmoduls SD (Sales & Distribution) in Verbindung des SAP Verpflegungsmanagement auf der Verwaltungsebene der Tochtergesellschaft denkbar.
