11.03.2010 - 13:30 - IT, New Media & Software
E-Mail-Archiv nach GDPdU
Pressemitteilung von: hsp Handels-Software-Partner GmbH
Der Compliance- Spezialist hsp präsentierte auf der diesjährigen CeBIT mit der GDPdU- Komponente Opti.Mail einen Mail-Proxy, der in den vorhandenen Mailfluss eingeklinkt wird und an den durchfließenden Mails entsprechende Aufgaben durchführt. Daher arbeitet Opti.Mail vollkommen unabhängig vom eingesetzten Mail-Server. Die richtige Stelle zu einer solchen Bearbeitung von E-Mails liegt hinter dem Viren- und Spamschutz eines Unternehmens.
Jede empfangene E-Mail wird demnach früh archiviert und mit einer fortlaufenden Nummer (Revisions-ID) versehen. Enthält die empfangene E-Mail eine digitale Signatur, wird der für den Vorsteuerabzug notwendige Prüfbericht automatisch erzeugt und an die E-Mail angehängt. Der Mitarbeiter im Unternehmen kann die E-Mail wie gewohnt behandeln, beliebig weiterleiten und sogar löschen.
Im E-Mail-Archiv kann aus dem bekannten E-Mail-Client heraus gesucht werden. Dabei wird die Revisions-ID angezeigt und dient als Belegnummer/Buchungstext für die Buchhaltung. Durch die Verknüpfung von Belegnummer in der Finanzbuchhaltung und Revisions-ID im E-Mail-Archiv kann die E-Mail aus einer Datenrecherche im Datenarchiv auf Knopfdruck angezeigt werden. Dies erleichtert den Z1- oder Z2-Zugriff des Betriebsprüfers auf archivierte Mails zur Kontrolle der Vorsteuerabzugsberechtigung erheblich.
Zusätzlich können alle steuerrelevanten Mails auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Eine Lückenanalyse über die Revisions-ID belegt die lückenlose Aufbewahrung der E-Mails.
Jede versendete E-Mail wird direkt vor dem Viren- und Spamschutz spät archiviert und mit einer fortlaufenden Nummer (Revisions-ID) versehen. Besonders geeignet ist das Verfahren, wenn das Unternehmen selbst Ausgangsrechnungen online verschicken möchte und Compliance und Datenschutz höchste Priorität haben sollen. PDF-Dateien werden beispielsweise über einen PDF-Druckertreiber aus der Fakturierung ausgegeben.
Mit dem Empfänger ist vereinbart, dass eine verschlüsselte Übertragung durchgeführt werden soll. Im eingesetzten E-Mail-Client wird die E-Mail mit angehängter PDF-Datei erfasst. Die E-Mail-Fußzeilen brauchen dabei nicht manuell erfasst werden, denn der E-Mail-Footer kann zentral verwaltet und zur gesendeten E-Mail hinzu gesteuert werden. Opti.Mail verschlüsselt und signiert die E-Mail beim Postausgang.
Der Empfänger entschlüsselt die E-Mail mit seinem E-Mail-Client und ist vorsteuerabzugsberechtigt, da die PDF-Datei digital signiert ist. Der Empfänger muss die E-Mail seinerseits verproben, um den Prüfbericht zu bekommen und anschließend die digital signierte PDF-Datei und den Prüfbericht unveränderbar speichern.
Die Außendarstellung, die bislang durch Nutzung von Briefpapier und die Einhaltung von Formvorschriften wie etwa Schriftarten oder Farben und grafische Elemente geleistet wurde, wird damit nun auch auf die E-Mail übertragen.
Die weitestgehende Umstellung auf elektronische Korrespondenz bietet erhebliches Einsparpotenzial. Porto- und Materialkosten stellen dabei nur einen Teil dar. Mitarbeiter gewinnen durch die Umstellung auf E-Mail viel Zeit und können Dokumente schnell wieder finden und leicht weiter bearbeiten. Die gesetzlichen Anforderungen werden dabei fast unbemerkt im Hintergrund abgewickelt. So einfach kann Compliance sein.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.
Diese Pressemitteilung wurde auf openPR veröffentlicht.
hsp Handels-Software-Partner GmbH
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Die hsp Handels-Software-Partner GmbH besteht seit 1991 erfolgreich am Markt. Seither entwickeln und vertreiben wir EDV-Programme und Branchen-Software. Dabei steht nicht nur Standard-Anwendungen im Mittelpunkt, sondern das Erstellen individueller Komplettlösungen, die sich an Ihrem spezifischen Anforderungsprofil orientieren. Wir verkaufen und realisieren ganzheitliche Lösungen, die nahtlos in die bestehende Organisation integriert und von uns über den gesamten Lebenszyklus betreut werden.
Der Schwerpunkt der Tätigkeit in den ersten Jahren war die Unterstützung der Kunden in den Warenwirtschaften von collection software, später von Prohandel und der Finanzbuchhaltung B&P.
Die Richtlinien der GDPdU, die in Deutschland 2001 diskutiert wurden, machten eine Datenarchvierungslösung erforderlich, die an bestehende Systeme angebunden werden konnte. Opti.List war geboren. Die erste Version von Opti.List zur Realisierung der GDPdU für die eigenen Kunden wurde im Jahr 2002 fertig gestellt. Weitere Kunden mit unterschiedlichen IT-Systemen bekundeten ihr Interesse, so dass Opti.List ständig weiter entwickelt wurde.
Mit der Eigenentwicklung Opti.List ist hsp Marktführer im Bereich der reportbasierten GDPdU-Komplettlösungen (Datenarchivierungs-Software).
Die neueste Entwicklung ist Opti.Dat - die Analysesoftware für Wirtschaftsprüfer uns Steuerberater. Opti.Dat simuliert Betriebsprüfungen und erstellt Reports aus den Drucklisten.
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