14.08.2007 - 09:31 - IT, New Media & Software
PDF-Lösungen von gotomaxx jetzt inklusive ISO-Standard „PDF/A“ für die elektronische Langzeit-Archivierung
Pressemitteilung von: gotomaxx software GmbH
Der Südpfälzer Softwarehersteller hat seine PDF-Produktpalette „mit zukunftsweisender Formatoption erweitert.“
Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente langfristig zugriffsbereit archivieren. Früher geschah dies ausschließlich in Papierform und füllte ganze Aktenordnerschränke. Heute müssen elektronische Belege für die Finanzbehörde in einem digitalen Archiv über 10 Jahre abrufbereit bleiben, archiviert in einem vorgechriebenen Format. Hier zeichnet sich „PDF/A“ als neuer Standard ab.
Softwarehersteller gotomaxx hat seine komplette PDF-Produktpalette jetzt erweitert, um „Belege direkt als PDF/A-Datei zu erzeugen, zu versenden, zu signieren und zu archivieren“, so gotomaxx Firmensprecherin Corinna Becker. „Unternehmen haben somit in maxx PDFMAILER XML ein Outputmanagement inkl. PDF/A-Konverter, mit maxx PORTAL XML ein Onlineportal zur rechtsicheren Bereitstellung von PDF/A-konformen Belegen über das Internet und mit maxx ARCHIV Mail & Print eine PDF/A-konforme Archivierungslösung. Durch die Erweiterung um die PDF/A-Komponente gestaltet sich der gesamte EBPP-Prozess über die gotomaxx-Lösungen entsprechend dem Standard für die e-Archivierung“.
Die bestehende Archivierungspflicht für elektronische Dokumente fordert von Unternehmen die präzise Einhaltung umfassender Auflagen. Es genügt bei Weitem nicht, die Belege einfach wie gewohnt zu speichern und in einem Dateiordner zu sammeln. „Die Sache ist weitaus anspruchsvoller und verlangt eine umfassende professionelle Lösung“, erläutert gotomaxx Geschäftsführer Matthias Neumer. „Diese sollte möglichst alle erforderlichen Einzelanforderungen und Steps der Prozesskette automatisiert in einem Workflow abdecken. Ein Flickwerk aus Einzellösungen für die verschiedenen Aufgaben ist nicht nur aufwändiger und anfälliger, sondern unterm Strich meist bedeutend teurer.“
Daher hat sich gotomaxx auf die Entwicklung eines Gesamtsystems konzentriert, das „alles leistet, was Unternehmen für die saubere Abwicklung des Belegversandes und des vorgeschriebenen elektronischen Archivierungsprozesses benötigen. Und da gehört die PDF/A-Option als ein kommender Standard eben einfach dazu“, unterstreicht Becker die Bedeutung des neuen Features.
Weiterführende Informationen PDF/A:
Automatisierte Rechnungen, E-Mails, Online-Bestellungen, Faxe – all dies muss digital archiviert werden und für das Finanzamt zehn Jahre lang einsehbar, sprich lesbar und auswertbar bleiben. Hierfür gibt es zunehmend strengere Formpflichten und neue Standards, die eingehalten werden müssen. Dazu gehört auch das sich abzeichnende neue Standard-Format „PDF/A“, das die Internationale Organisation für Standardisierungen (ISO) am 28. September 2005 als neuen Standard für die e-Archivierung verabschiedet hat. Gemäß dieser Entscheidung sind Kopien der elektronischen Dokumente möglicherweise schon bald ausschließlich in diesem Format zu archivieren.
gotomaxx software GmbH
Alte Bundesstraße 10, 16
76846 Hauenstein
Tel.: 06392 /995-100
Fax: 06392/995-599
E-Mail:
www.gotomaxx.de
Diese Pressemitteilung wurde auf openPR veröffentlicht.
Pressekontakt:
Corinna Becker
Tel.: 06392/995-106
E-Mail:
gotomaxx (www.gotomaxx.de) ist ein führender Lösungsanbieter für PDF gestützte Internetpost, Outputmanagement, rechtssicheren digitalen Versand & –Belegbereitstellung über Rechnungsportale sowie EBPP-Workflow und Archivierung. Mehr als 10.000 Unternehmen bzw. 550.000 User setzen die Software von gotomaxx ein. Die Software kann im Handel gekauft, im Web unter www.gotomaxx.de herunter geladen oder als Firmenlizenz erworben werden. Gotomaxx wurde im Jahre 1998 von den Geschäftsführern Matthias Neumer und Dirk Winter gegründet. Hauptsitz des Unternehmens ist Haustein/Pfalz, weitere Niederlassungen befinden sich in Berlin und Wien.
Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente langfristig zugriffsbereit archivieren. Früher geschah dies ausschließlich in Papierform und füllte ganze Aktenordnerschränke. Heute müssen elektronische Belege für die Finanzbehörde in einem digitalen Archiv über 10 Jahre abrufbereit bleiben, archiviert in einem vorgechriebenen Format. Hier zeichnet sich „PDF/A“ als neuer Standard ab.
Softwarehersteller gotomaxx hat seine komplette PDF-Produktpalette jetzt erweitert, um „Belege direkt als PDF/A-Datei zu erzeugen, zu versenden, zu signieren und zu archivieren“, so gotomaxx Firmensprecherin Corinna Becker. „Unternehmen haben somit in maxx PDFMAILER XML ein Outputmanagement inkl. PDF/A-Konverter, mit maxx PORTAL XML ein Onlineportal zur rechtsicheren Bereitstellung von PDF/A-konformen Belegen über das Internet und mit maxx ARCHIV Mail & Print eine PDF/A-konforme Archivierungslösung. Durch die Erweiterung um die PDF/A-Komponente gestaltet sich der gesamte EBPP-Prozess über die gotomaxx-Lösungen entsprechend dem Standard für die e-Archivierung“.
Die bestehende Archivierungspflicht für elektronische Dokumente fordert von Unternehmen die präzise Einhaltung umfassender Auflagen. Es genügt bei Weitem nicht, die Belege einfach wie gewohnt zu speichern und in einem Dateiordner zu sammeln. „Die Sache ist weitaus anspruchsvoller und verlangt eine umfassende professionelle Lösung“, erläutert gotomaxx Geschäftsführer Matthias Neumer. „Diese sollte möglichst alle erforderlichen Einzelanforderungen und Steps der Prozesskette automatisiert in einem Workflow abdecken. Ein Flickwerk aus Einzellösungen für die verschiedenen Aufgaben ist nicht nur aufwändiger und anfälliger, sondern unterm Strich meist bedeutend teurer.“
Daher hat sich gotomaxx auf die Entwicklung eines Gesamtsystems konzentriert, das „alles leistet, was Unternehmen für die saubere Abwicklung des Belegversandes und des vorgeschriebenen elektronischen Archivierungsprozesses benötigen. Und da gehört die PDF/A-Option als ein kommender Standard eben einfach dazu“, unterstreicht Becker die Bedeutung des neuen Features.
Weiterführende Informationen PDF/A:
Automatisierte Rechnungen, E-Mails, Online-Bestellungen, Faxe – all dies muss digital archiviert werden und für das Finanzamt zehn Jahre lang einsehbar, sprich lesbar und auswertbar bleiben. Hierfür gibt es zunehmend strengere Formpflichten und neue Standards, die eingehalten werden müssen. Dazu gehört auch das sich abzeichnende neue Standard-Format „PDF/A“, das die Internationale Organisation für Standardisierungen (ISO) am 28. September 2005 als neuen Standard für die e-Archivierung verabschiedet hat. Gemäß dieser Entscheidung sind Kopien der elektronischen Dokumente möglicherweise schon bald ausschließlich in diesem Format zu archivieren.
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