Klinikum Offenbach verzichtet in Zukunft auf Archivräume

(openPR) Berlin, 29. Juni 2007 – Wie viele Krankenhäuser weiß auch das Klinikum Offenbach nicht wohin mit seinen zu archivierenden Dokumenten. Die ca. 60.000 jährlich anfallenden Akten sind derzeit in sechs verschiedenen Gebäuden untergebracht und benötigen immer mehr Platz. Um dem steigenden Bedarf der klinischen Abteilungen zur strukturierten Aktenablage gerecht zu werden, entschloss sich das Klinikum nun zum Aufbau eines zentralen digitalen Archivsystems. Im Rahmen einer Ausschreibung erhielt der Archivspezialist Marabu mit seinem PEGASOS® Digitalarchiv im April 2007 den Zuschlag.

Seit 1999 wird im Klinikum bereits erfolgreich die PEGASOS® Aktenverwaltung eingesetzt. Mit der Einführung des digitalen Archivsystems soll nun ein wesentlicher Schritt in Richtung „Elektronische Patientenakte“ gemacht werden. Das Digitalarchiv wird daher in das klinische Informationssystem KISSMED integriert und kann direkt von dort aber auch separat rund um die Uhr aufgerufen werden. Durch den Zugriff an allen Standorten des Klinikums entfallen zeit- und kostenaufwendige Aktentransporte.

Nach der Entlassung des Patienten wird die Akte zum Scan-Dienstleister DMI gegeben, wo die Digitalisierung und Mikroverfilmung erfolgt. Nach der Einspielung der Daten in das digitale Archiv, der Vollständigkeitskontrolle und der Freigabe durch das Klinikum wird die Akte vernichtet. Im für 2009 geplanten Neubau des Klinikums sind daher keine Räume für die Aktenarchivierung mehr vorgesehen. Die verbleibenden Altakten werden beim Scan-Dienstleister entsprechend den gesetzlichen Vorschriften eingelagert.

Der Projektauftakt zur Realisierung des Archivsystems erfolgte im Juni dieses Jahres. Die ersten 50 Akten wurden von DMI zur Musterverarbeitung bereits mitgenommen. Diese werden am 02. Juli im Klinikum im Digitalarchiv präsentiert. Bis dahin wird das PEGASOS® Basissystem installiert sein. Die Schulung der Mitarbeiter wird dann im September erfolgen, so dass das Archiv zum 01. Oktober den Routinebetrieb aufnehmen kann.

In den nächsten Jahren sind weitere Ausbaustufen des Archivsystems geplant. Dazu gehören u.a. die Integration weiterer Subsysteme für bildgebende Verfahren, Befunde und Arztbriefe, die Email-Archivierung und die Einrichtung eines Portals zur integrierten Versorgung. Darüber hinaus soll auch eine Online-Übertragung der digitalisierten Daten direkt vom Scan-Dienstleister realisiert werden.