Email-Effizienz wird zum Thema

(openPR) Schwabhausen, 19.April 2007. Nachdem Unternehmen die Email-Nutzung lange Zeit weitgehend ins freie Ermessen ihrer Mitarbeiter stellten, fangen sie nun zunehmend an, die betriebliche Nutzung von Email aktiv zu gestalten. SofTrust verzeichnet gegenüber 2006 eine Verdreifachung der Anfragen zur Email-Kultur.

Treibende Kraft hinter dem erwachenden Interesse an Email-Kultur ist in erster Linie der Wunsch zu höherer Effizienz. Bei durchschnittlich 18 Emails pro Tag und 3 Minuten Bearbeitungszeit summiert sich die Zeit für die Email-Bearbeitung auf 22 Tage pro Mitarbeiter und Jahr. Erfahrungsgemäß können davon mindestens 25 Prozent durch ein verändertes Verhalten eingespart werden. Das entspricht pro Mitarbeiter in etwa 1.000 Euro pro Jahr. Ein Unternehmen mit 1.000 Email-Konten kann also jährlich Arbeitszeit im Wert von einer Million Euro anderweitig produktiv einsetzen. Dies ist in Zeiten anziehender Konjunktur ein wichtiges Kriterium. Hinzu kommt der geringere Aufwand für die bereitzustellende IT-Infrastruktur.

„Auch wenn die Effizienzsteigerung zur Zeit das große Thema ist“, meint Günter Weick von SofTrust Consulting, „merken wir immer ganz deutlich, wenn sich wieder einmal ein Email-Unfall ereignet. Nach dem Debakel der Deutschen Bank beim Hertz-Börsengang rückten für einige Zeit die Themen ‚Risikominimierung’ und ‚Professionalität’ in den Mittelpunkt.“

Es ist allerdings nicht einfach, das in Email steckende Effizienzpotential zu heben. Falsche Verfahrensweisen, die sich seit mehr als zehn Jahren eingeschliffen haben, werden nicht von heute auf morgen einfach über Bord geworfen. „Wer glaubt, mit einem Email-Knigge und einer Schulung viel erreichen zu können, irrt sich“, sagt Günter Weick. Um das Verhalten einer ganzen Organisation zu ändern und auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, bedarf es mehr. „Es hat mehrere Jahre gedauert unser Vorgehensmodell so zu optimieren, dass wir zufrieden waren.“